Oriëntatie
Wat je leert
Vergaderbesluiten ophalen zonder te notuleren
Is de transcriptie aangezet, dan maakt Copilot na de vergadering een samenvatting. Daarin staat wie wat heeft gezegd, welke besluiten er zijn genomen en welke actiepunten eruit komen. Je leert hier hoe je dat Samenvatting-paneel vindt en gebruikt. Daarna maak je de lijst op maat, bijvoorbeeld per persoon met de deadlines erbij.
De functie heet officieel 'Intelligente samenvatting'. Hij hoort bij je Microsoft 365 Copilot-licentie, en die heb je als Sprint-deelnemer gewoon.
Installeren hoef je niets. Er is wel één voorwaarde voor je eigen vergaderingen: de transcriptie moet lopen. Een transcript begint pas op het moment dat iemand de transcriptie start. Wat daarvoor gezegd is, staat er niet in, en achteraf aanzetten kan niet. Regel het daarom vóór de vergadering begint. Hoe dat gaat, staat in stap 2 tot en met 5 hieronder.
Voor de eerste oefening hoeft zelfs dat niet. Die doe je op een meegeleverd stukje transcript, dus je kunt meteen beginnen.
Voorbereiding
Stap voor stap
Deze stappen hebben twee delen. In stap 2 tot en met 5 zorg je vóór en bij de start van een vergadering dat de transcriptie loopt. Zonder transcript is er na afloop geen samenvatting. Vanaf stap 6 vind je na de vergadering de samenvatting terug, via je agenda. Stap 8 en 9 laten een tweede route zien: de app 'Samenvattingen van vergaderingen', handig als je veel vergaderingen hebt.
-
Open Microsoft Teams op je computer
De desktop-app of Teams in de browser. Zorg dat je bent ingelogd met je werkaccount. In Teams op je telefoon bestaat de app voor samenvattingen nog niet. -
Vóór de vergadering: open de 'Vergaderopties'
Dit doe je vóór de vergadering die je wilt laten samenvatten. Dit kan de organisator van de vergadering, en ook een mede-organisator. Is iemand alleen presentator, dan lukt het niet. Klik links op 'Agenda', open de vergadering en kies 'Opties'. Het venster 'Vergaderopties' gaat open. Je organisatie kan sommige keuzes vastzetten. Zie je een keuze niet, of kun je hem niet wijzigen? Dan heeft je organisatie die vastgezet.VideoWaar je transcriptie instelt
De videospeler laadt. De tekst blijft beschikbaar.
-
Vóór de vergadering: zet 'Copilot toestaan' goed
Kijk bij 'Copilot en andere AI' of 'Copilot toestaan' op 'Tijdens en na de vergadering' staat. Met die keuze werkt Copilot met het bewaarde transcript, ook na afloop. Het transcript zelf begint pas als iemand de transcriptie start. Klik tot slot op 'Toepassen'. -
Als je wilt: laat de transcriptie vanzelf starten met 'Automatisch opnemen en transcriberen'
Wil je dat de transcriptie vanzelf start? Zet dan bij 'Opname en transcriptie' de keuze 'Automatisch opnemen en transcriberen' op 'Opnemen en transcriberen'. Let op: Teams neemt de vergadering dan ook op. Klik daarna op 'Toepassen'. -
Bij de start: klik op 'Transcriptie starten'
Start je de transcriptie niet automatisch, doe het dan zelf, meteen aan het begin van de vergadering. Klik in de vergadering op 'Meer'. Kies 'Opnemen en transcriberen' en daarna 'Transcriptie starten'. Kies de gesproken taal en klik op 'Bevestigen'. Dit mag de organisator, en ook iedere collega uit je eigen organisatie, tenzij de organisator dat heeft beperkt. Gasten van buiten je organisatie kunnen het niet. -
Na de vergadering: open het tabblad 'Samenvatting'
Klik links op 'Agenda' en open de vergadering die net is afgelopen. Klik bovenaan op het tabblad 'Samenvatting', tussen Details en Whiteboard. In een Engelstalige Teams heet dit tabblad 'Recap'. Staat er 'geen transcript beschikbaar'? Dan stond de transcriptie niet aan.Lukt het niet? Zo kan het ook
-
Open AI-samenvatting
Bovenaan de samenvatting staan tabbladen. Klik op AI-samenvatting; in een Engelstalige Teams heet dit tabblad 'AI summary'. Daar staan de AI-gegenereerde notities per onderwerp en de aanbevolen taken. Het blauwe tijdstip achter een onderwerp laat zien waar in de vergadering het besproken werd. Copilot toont wie verantwoordelijk is, als dat in de vergadering is benoemd. Deelde iemand tijdens de vergadering zijn scherm, dan kan de samenvatting ook gebruiken wat daar te zien was, zoals een gedeelde presentatie. Op de mobiele app heet dezelfde knop AI-notities.Laat zien waar: Notities en taken in AI-samenvatting
-
De AI-samenvatting bundelt de notities en de aanbevolen taken met rol en deadline. Op mobiel heet deze knop AI-notities.
-
-
Als je wilt: zet 'Samenvattingen van vergaderingen' vast in je app-balk
Dit doe je één keer. Klik in de balk links in Teams op de drie puntjes onderaan. Typ bij Apps zoeken de naam Samenvattingen van vergaderingen. Open de app met het paarse pictogram. Klik daarna rechtsboven op 'Vastmaken aan app-balk'. Vanaf nu staat de app vast in je balk links, en hoef je hem niet meer te zoeken.VideoSamenvattingen van vergaderingen op één plek
De videospeler laadt. De tekst blijft beschikbaar.
Lukt het niet? Zo kan het ook
-
Als je wilt: kies je vergadering op de 'Startpagina'
Op de 'Startpagina' van de app staan je vergaderingen van de afgelopen 30 dagen waarin opname of transcriptie aan stond. Een vergadering zonder transcriptie staat er dus niet tussen. Met de knoppen boven de lijst maak je hem korter. 'Vermeldingen' toont vergaderingen waarin je naam viel, 'Gemist' de vergaderingen die je miste en 'Gevolgd' de vergaderingen die je volgt. Met 'Alle' zie je weer alles. Klik op de vergadering die je wilt teruglezen en open daar 'AI-samenvatting', net als in stap 7.
Probeer dit
Je eerste gerichte prompt
Je kunt ook direct vragen stellen aan Copilot over de vergadering. Ga naar de chat van de vergadering, klik rechtsboven op Open Copilot, en typ:
Vat de belangrijkste besluiten en actiepunten samen uit deze vergadering.
Copilot geeft een gestructureerde lijst met besluiten en actiepunten, inclusief wie verantwoordelijk is. Werkt het best na een vergadering met een duidelijke structuur en benoemde toewijzingen.
Alternatieve prompt: gegroepeerd per persoon
Geef me de actiepunten uit deze vergadering, gegroepeerd per persoon, met de deadline als die is genoemd. Laat onderwerpen weg die alleen informatief waren.
Wanneer dit faalt: als deelnemers geen namen of deadlines hardop noemen. Copilot gaat dan raden en wijst taken toe aan verkeerde personen. Spreek tijdens de vergadering hardop uit wie wat doet en wanneer het klaar is; 'Kan iemand dat oppakken?' levert nooit een scherp actiepunt op.