Oriëntatie
Wat je leert
Zoek op wat je nog wél weet
In Microsoft 365 Copilot Search typ je geen bestandsnaam. Je typt gewoon een zin over wat je zoekt: wie was het, waar ging het over, en ongeveer wanneer? Copilot kijkt dan in één keer in je mail, je bestanden, je chats en je vergaderingen. Hij zoekt op betekenis, niet op een letterlijke match.
Eén ding vooraf, want daar loopt bijna iedereen op vast. Copilot Search zit alleen in de Microsoft 365 Copilot-app, als het tabblad 'Zoeken'. De zoekbalk bovenin Teams of Outlook is iets anders. Instellen hoef je niets.
Voorbereiding
De prompt
Vijf zoekopdrachten die je vandaag kunt plakken. Ze staan allemaal in gewone taal, zoals je het aan een collega zou vragen. Pas de rol, het onderwerp en de periode aan naar je eigen werk en zoek iets terug dat je echt kwijt bent.
Laat de mails zien van mijn leidinggevende over de kwartaalprognose van vorige week.
Waarom werkt dit
Dit is het basispatroon van de hele les: wie het stuurde, waar het over ging, en ongeveer wanneer. Drie aanwijzingen zijn genoeg om de juiste mail bovenaan te krijgen, ook als je het onderwerp niet meer letterlijk weet. Vervang rol, onderwerp en periode door die van jou.
Waar staat het overzicht met het marketingrendement per regio?
Waarom werkt dit
Je beschrijft wat erin staat in plaats van hoe het heet. Zo vind je documenten terug waarvan iemand ooit de bestandsnaam bedacht die jij nooit had gekozen. Werkt het best voor Word, PowerPoint, PDF en OneNote.
Wat is de stand van zaken rond het kwartaalrapport?
Waarom werkt dit
Stel je een echte vraag, dan verschijnt bovenaan een kort antwoord dat de losse resultaten samenvat, met daaronder de mails, bestanden en berichten waar dat op gebaseerd is. Wil je verder praten over dat antwoord, dan stap je door naar Chat.
Zoek de presentatie die een collega vorige week deelde.
Waarom werkt dit
Soms weet je alleen nog dat iemand iets deelde en ongeveer wanneer. Dat is genoeg. Noem het soort bestand, de persoon in een rol en de periode, en laat de titel weg.
documenten projectnaam
Waarom werkt dit
Korte trefwoorden blijven gewoon werken, dus je hoeft niet altijd een hele zin te typen. Ze sturen alleen minder: je krijgt een bredere lijst terug en filtert daarna zelf met de bron-filters rechts.
Aanpak Stap voor stap
- Open de Microsoft 365 Copilot-app: in je browser via m365.cloud.microsoft, of via de bureaublad-app op Windows of Mac. Op je telefoon werkt hij ook
- Ga naar het tabblad 'Zoeken': op je computer staat het in de linkerbalk, op je telefoon achter het menu linksboven. Aanzetten hoef je niets: met een Copilot-licentie staat het er gewoon
Zo ziet het tabblad Zoeken eruit op een telefoon. Schematisch, geen schermafdruk. - Typ je zoekopdracht als een zin in het zoekvak, niet als bestandsnaam. Houd het patroon aan: wie, waarover, wanneer
- Te veel resultaten? Gebruik de bron-filters: SharePoint, Outlook Mail, Teams en je Copilot-chats. Op een computer staan ze naast je resultaten, op je telefoon onder elkaar in beeld. Tik of klik er een aan en je lijst versmalt
- Stelde je een echte vraag, dan staat er bovenaan een kort antwoord met een doorstap naar Chat. Onthoud het verschil: Zoeken vindt het ding, Chat doet er iets mee