Oriëntatie
Wat je leert
Beantwoord een klantmail in de toon die jij kiest
Een klantmail beantwoorden is zelden een denkprobleem. Je weet meestal wel wat je wilt zeggen. Wat tijd kost, is de juiste toon vinden: te formeel klinkt afstandelijk, te informeel niet professioneel. Precies daar is Copilot sterk in.
Hier laat je hem een antwoord opstellen in de toon die jij kiest. Vanuit het antwoordvenster leest Copilot de klantmail automatisch mee, zodat je niets hoeft te kopiëren. Microsoft noemt dat principe impliciete grounding. De functie die zo heet, rolt voor Copilot Chat nog uit.
Jij geeft aan welke toon je wilt, en past het concept daarna op één of twee plekken aan. Zo staat er een antwoord dat klopt en dat naar jou klinkt. Blind versturen doe je nooit: Copilot versnelt het schrijven, niet het denken.
Voorbereiding
Stap voor stap
Vijf stappen. Heeft niets om te leren na de eerste keer. De discipline zit in het aangeven van de toon en het reviewen voor je verstuurt.
-
Open de klantmail in Outlook
Open de klantmail in Outlook (desktop of web, klassiek of nieuw). Lees hem één keer zelf door zodat je weet welke toon past: zakelijk-warm, strak-formeel, kort-bondig?
-
Klik op Beantwoorden
Klik op 'Beantwoorden' zodat het reply-venster opent. Het Copilot-icoon verschijnt in de werkbalk van het venster.
-
Open Concept met Copilot
Klik op het Copilot-icoon in de werkbalk en kies 'Concept'. Zie je het icoon niet, klik dan op de tekst 'Concept met Copilot' in het berichtgebied. Een tekstveld opent waar je beschrijft wat je wilt antwoorden. De klantmail zelf hoef je niet te kopiëren; Copilot leest hem automatisch mee.
-
-
Het Copilot-icoon zit in de werkbalk van je antwoord; kies daar Concept. Zie je het icoon niet, klik dan op de tekst Concept met Copilot in het berichtgebied. De tekening toont de nieuwe Outlook; op de klassieke Outlook zit alles op dezelfde plek, alleen heten de knoppen daar 'Draft with Copilot' en 'Keep'.
-
-
Schrijf een korte instructie en genereer
Beschrijf wat je wilt antwoorden én in welke toon. Bijvoorbeeld: "Bevestig dat we het verzoek hebben ontvangen, noem dat we binnen 2 werkdagen inhoudelijk reageren, vraag of er nog documenten ontbreken. Toon: professioneel en warm, max 120 woorden." Klik op de 'Genereren'-pijl. Tevreden met het concept? Klik op 'Behouden' om het in je mail te zetten.
-
-
Beschrijf wat je wilt antwoorden en de toon, klik op de Genereren-pijl en zet het concept met Behouden in je mail.
-
-
Stuur bij met de opties of Coaching, en verstuur
Niet tevreden? Kies in het menu onder het concept een optie om de toon of lengte aan te passen, of scherp je prompt aan en genereer opnieuw. Wil je maar één zin of alinea anders? Selecteer die tekst in je concept en klik op het Copilot-icoon dat naast je selectie verschijnt; Copilot herschrijft dan alleen dat stuk. Voor gevoelige mails eerst 'Coaching by Copilot', via hetzelfde Copilot-icoon in de werkbalk. Dan krijg je feedback op toon, helderheid en lezerssentiment voor je verstuurt, en met 'Alle suggesties toepassen' pas je alles in één keer toe. Opent de coaching bij jou in een chatpaneel naast je mail? Dan heb je de nieuwe versie al. Je kiest daar per suggestie wat je overneemt.
-
-
Coaching by Copilot zit onder hetzelfde Copilot-icoon in de werkbalk en geeft feedback op toon, helderheid en hoe je mail bij de lezer landt.
-
Bijlagen leest het antwoord-concept niet automatisch mee. Zit er een PDF, Word- of PowerPoint-bestand bij de mail, laat Copilot die dan eerst apart samenvatten via Een bestand samenvatten bovenaan de mail of via Copilot Chat. Het concept zelf baseert Copilot op de mailthread. Feiten uit de bijlage benoem je in je instructie of voeg je daarna zelf toe.