Oriëntatie
Wat je leert
Beantwoord een klantmail in de toon die jij kiest
Een klantmail beantwoorden is zelden een denkprobleem. Je weet meestal wel wat je wilt zeggen. Wat tijd kost, is de juiste toon vinden: te formeel klinkt afstandelijk, te informeel niet professioneel. Precies daar is Copilot sterk in.
Je begint hieronder met een fictieve klantmail. In Copilot Chat plak je die mail zelf. Beantwoord je de mail in Outlook, dan gebruikt Copilot de open mail als context. Je hoeft hem daar dus niet te kopiëren.
Jij geeft aan welke toon je wilt, en past het concept daarna op één of twee plekken aan. Zo staat er een antwoord dat klopt en dat naar jou klinkt. Blind versturen doe je nooit: Copilot schrijft mee, maar het denken blijft bij jou.
Voorbereiding
Stap voor stap
Dit is de route in Outlook. Hij werkt in de klassieke Outlook en in de nieuwe Outlook; waar een knop anders heet, staat dat erbij. Je kunt oefening 1 ook volledig met de fictieve mail in Copilot Chat doen. In beide routes kies je de toon en controleer je de feiten voordat je ooit iets verstuurt.
-
Open de klantmail in Outlook
Open de klantmail in Outlook: de klassieke of de nieuwe Outlook, of Outlook op het web. Lees hem één keer zelf door zodat je weet welke toon past: zakelijk-warm, strak-formeel, kort-bondig? -
Klik op Beantwoorden
Klik op 'Beantwoorden' zodat het antwoordvenster opent. Boven of naast het berichtvak zie je nu het Copilot-pictogram. -
Open Copilot in je antwoord
Werk je in de klassieke Outlook? Klik dan op het Copilot-pictogram in de werkbalk boven je bericht en kies 'Concept met Copilot'. In de nieuwe Outlook en op het web staat bovenaan het berichtvak de regel 'Help me antwoorden'; klik daarop. In beide gevallen opent een vak waarin je beschrijft wat je wilt antwoorden. De klantmail zelf hoef je niet te kopiëren: Copilot gebruikt de open mail als context. In de nieuwe Outlook en op het web zet Copilot het concept daarna direct in je antwoord. De knoppen 'Genereren' en 'Behouden' uit de volgende stap zie je in de klassieke Outlook.Laat zien waar: Copilot openen in het antwoordvenster
-
Een schematische tekening van het Copilot-pictogram in de werkbalk van je antwoord, met de keuze voor een concept. In de klassieke Outlook heet die keuze 'Concept met Copilot'. In de nieuwe Outlook en op het web begin je met 'Help me antwoorden' bovenaan het berichtvak.
-
-
Schrijf een korte instructie en genereer
Beschrijf wat je wilt antwoorden én in welke toon. Bijvoorbeeld: "Bevestig dat we het verzoek hebben ontvangen, noem dat we binnen 2 werkdagen inhoudelijk reageren, vraag of er nog documenten ontbreken. Toon: professioneel en warm, max 120 woorden." Klik in de klassieke Outlook op de 'Genereren'-pijl. Tevreden met het concept? Klik op 'Behouden' om het in je mail te zetten. Werk je liever in het Copilot-paneel naast je concept? De film laat zien hoe je daar je vraag stelt. Neem het voorstel daarna zelf over in je mail.VideoZo stel je Copilot een vraag naast je concept in Outlook
De videospeler laadt. De tekst blijft beschikbaar.
Laat zien waar: Instructie typen en genereren
-
Een schematische tekening van de route in de klassieke Outlook: beschrijf wat je wilt antwoorden en de toon, klik op 'Genereren' en zet het concept met 'Behouden' in je mail. In de nieuwe Outlook en op het web zet Copilot het concept na je instructie direct in je antwoord.
-
-
Vraag coaching bij gevoelige mails
Klacht, vertraging of contractzaak? Vraag dan om coaching voordat je bijstuurt. Op het web selecteer je de tekst die je wilt laten beoordelen, klik je op het Copilot-pictogram en kies je 'Coaching krijgen'. In de klassieke Outlook vind je coaching onder het Copilot-pictogram in de werkbalk; daar kan de keuze anders heten. Je krijgt feedback op onder meer de toon, het effect op de lezer en de helderheid. Op het web verschijnt die in het Copilot-venster, als antwoord met kopjes zoals 'Toon'. Zie je de coaching als kaart onder je concept, dan neem je de suggesties daar over. In beide gevallen neem je alleen over wat bij de bronmail past.
Routinemail zonder gevoeligheid? Sla deze stap over.Laat zien waar: Coaching openen
-
Een schematische tekening van coaching als kaart onder je concept, met een knop om alle suggesties in één keer over te nemen. Zie je die kaart, dan werk je daar. Op het web verschijnt coaching in het Copilot-venster, als antwoord met kopjes zoals 'Toon'.
-
-
Stuur bij op toon, lengte of één zin
Nog niet tevreden? Pas dan de toon of lengte aan, of scherp je instructie aan en laat Copilot het opnieuw doen. In de klassieke Outlook staat daarvoor een menu onder het concept. In de nieuwe Outlook en op het web vraag je het in het Copilot-venster, of je gebruikt de keuzes bij een selectie.
Wil je maar één zin of alinea anders? Selecteer die tekst en klik op het Copilot-pictogram naast je selectie. Op het web kies je dan bijvoorbeeld 'Automatisch herschrijven', 'Maak het korter' of 'Toon wijzigen'. Copilot herschrijft dan alléén dat stuk, ook bij je volgende vraag in hetzelfde venster. Zie je naast je selectie geen Copilot-pictogram verschijnen? Dan heeft jouw Outlook deze functie nog niet. Sla dit onderdeel dan over. De rest van de sessie werkt gewoon.
Eén ding geldt hoe dan ook, ook als je dit onderdeel oversloeg. Heb je ergens tekst geselecteerd? Klik dan één keer ergens anders in je concept. Zo hef je de selectie op. Doe je dat niet, dan blijft elke volgende Copilot-actie op dat kleine stukje werken, ook een knop als 'Vervangen' in het Copilot-venster. Je krijgt daar geen signaal van, dus controleer zelf waar je wijziging landde.
Reken er niet op dat het concept een bijlage meeleest. Zit er een pdf, Word- of PowerPoint-bestand bij de mail? In de nieuwe Outlook en op het web kun je de bijlage eerst laten samenvatten met 'Een bestand samenvatten' bovenaan de mail. In de klassieke Outlook, of als je die knop niet ziet, voeg je het bestand toe in Copilot Chat en vraag je daar om een samenvatting. Noem de feiten uit de bijlage daarna zelf in je instructie, of voeg ze na het concept toe.