Oriëntatie
Wat je leert
Beantwoord een klantmail in de toon die jij kiest
Dit is de handeling opstellen: je laat Copilot een antwoord op een klantmail opstellen in de toon die jij kiest. Een klantmail beantwoorden is zelden een denkprobleem. Je weet wat je wilt zeggen; de formulering in de juiste toon kost je de tijd. Te formeel klinkt afstandelijk, te informeel niet-professioneel. Precies waar Copilot sterk in is.
In deze les laat je Copilot de klantmail meelezen vanuit het reply-venster (Microsoft noemt dit principe impliciete grounding; de naam-feature voor Copilot Chat rolt nog uit), geef je expliciet aan welke toon je wilt, en lever je met één of twee kleine edits een concept af dat klopt. Je verstuurt niet blind; je versnelt het schrijven, niet het denken.
Na deze les heb je Draft with Copilot, de toon- en lengte-opties en Coaching by Copilot gezien in één flow. Morgenochtend beantwoord je je eerste echte klantmail er mee.
Doen
Stap voor Stap
Vijf stappen. Heeft niets om te leren na de eerste keer; de discipline zit in het aangeven van de toon en het reviewen voor je verstuurt.
-
Open de klantmail in Outlook
Open de klantmail in new Outlook (desktop of web). Lees hem één keer zelf door zodat je weet welke toon past: zakelijk-warm, strak-formeel, kort-bondig?
-
Klik op Beantwoorden
Klik op Beantwoorden zodat het reply-venster opent. Het Copilot-icoon verschijnt in de werkbalk van het venster.
-
Open Draft with Copilot
Klik op het Copilot-icoon in de werkbalk en kies Draft. Zie je het icoon niet, klik dan op de tekst Draft with Copilot in het berichtgebied. Een tekstveld opent waar je beschrijft wat je wilt antwoorden. De klantmail zelf hoef je niet te kopiëren; Copilot leest hem automatisch mee.
-
-
Het Copilot-icoon zit in de werkbalk van je antwoord; kies daar Draft. Zie je het icoon niet, klik dan op de tekst Draft with Copilot in het berichtgebied.
-
-
Schrijf een korte instructie en genereer
Beschrijf wat je wilt antwoorden én in welke toon. Bijvoorbeeld: "Bevestig dat we het verzoek hebben ontvangen, noem dat we binnen 2 werkdagen inhoudelijk reageren, vraag of er nog documenten ontbreken. Toon: professioneel en warm, max 120 woorden." Klik op de Genereren-pijl. Tevreden met het concept? Klik op Keep it om het in je mail te zetten.
-
-
Beschrijf wat je wilt antwoorden en de toon, klik op de Genereren-pijl en zet het concept met Keep it in je mail.
-
-
Stuur bij met de opties of Coaching, en verstuur
Niet tevreden? Kies in het menu onder het concept een optie om de toon of lengte aan te passen, of scherp je prompt aan en genereer opnieuw. Voor gevoelige mails eerst Coaching by Copilot, via hetzelfde Copilot-icoon in de werkbalk; dan krijg je feedback op toon, helderheid en lezer-sentiment voor je verstuurt, en met Apply all suggestions pas je alles in één keer toe.
-
-
Coaching by Copilot zit onder hetzelfde Copilot-icoon in de werkbalk en geeft feedback op toon, helderheid en hoe je mail bij de lezer landt.
-
Bijlagen leest het antwoord-concept niet automatisch mee. Zit er een PDF, Word- of PowerPoint-bestand bij de mail, laat Copilot die dan eerst apart samenvatten via Vat samen of Copilot Chat. Het concept zelf baseert Copilot op de mailthread; feiten uit de bijlage benoem je in je instructie of voeg je daarna zelf toe.