Oriëntatie
Wat je leert
Vier lagen, één klantantwoord dat klopt
Dit is de handeling opstellen: je bouwt laag voor laag een professioneel klantantwoord op vanuit context. Een klantmail beantwoorden kost tijd. Niet om de vraag te begrijpen, maar om de juiste bron, toon en lengte te vinden. Een kale prompt 'beantwoord deze mail' levert een beleefde maar generieke draft die je alsnog moet herschrijven.
Je bouwt de prompt in vier lagen: vraag (wat moet Copilot doen), grounding (welke SharePoint-site of welk bestand mag hij gebruiken), toon (formeel, behulpzaam, directe erkenning), lengte + structuur (150 woorden, drie onderdelen). Elke laag los voeg je toe; je kijkt wat veranderde. Dat is het punt waarop Bouw-het-op geen oefening meer is maar werkwijze.
Na deze MW heb je één vaste vier-lagen-aanpak voor elke klantmail-draft. Het schrijven doe je in Outlook met Draft with Copilot; de grounding-laag pak je het scherpst in Copilot Chat, waar je via het /-menu een SharePoint-site of bestand selecteert. De vier lagen zijn in beide hetzelfde.
Nog nooit Draft with Copilot in Outlook gebruikt? Geen probleem. Je hebt alleen een klantmail in je inbox en leestoegang op een SharePoint-site nodig; we wijzen je straks precies aan waar de knop zit.
Het framework
Denk aan hoe je een collega instrueert om iets op te zoeken en terug te schrijven. Je zegt: 'Beantwoord [vraag], gebruik [deze bron], schrijf in [deze toon], hou het op [deze lengte].' Copilot heeft exact dezelfde vier elementen nodig. Minder is gokwerk, meer wordt ruis.
Doen
De lagen
Je bouwt hieronder één en dezelfde prompt laag voor laag op; elke laag is de vorige plus één toevoeging, en het gemarkeerde deel laat zien wat erbij kwam. Pas laag 4 is de volledige versie die je bewaart als template. De coaching-check daaronder is een losse controle-prompt voor vlak voor het verzenden.
Beantwoord deze klantmail.
Lees mee hoe deze laag de prompt opbouwt. Je kopieert pas de volledige versie hieronder.
Nul-meting: alleen de vraag, zonder bron, toon of lengte. Copilot doet wat hij kan zonder context en het antwoord is meestal beleefd-maar-leeg. Bewaar deze draft als referentiepunt; je gaat 'm straks vergelijken met de eindversie.
Beantwoord deze klantmail. Gebruik de informatie uit de gekoppelde SharePoint-site.
Lees mee hoe deze laag de prompt opbouwt. Je kopieert pas de volledige versie hieronder.
In Copilot Chat selecteer je de bron: typ / in het promptveld en kies je SharePoint-site of bestand uit de lijst. Pas dán scope je je antwoord op die bron. Een site-naam alleen in de zin tikken is niet genoeg; de koppeling maakt het verschil. Vergelijk de draft met laag 1: vaak verschijnen nu concrete specs, correcte productnamen en interne terminologie.
Beantwoord deze klantmail. Gebruik de informatie uit de gekoppelde SharePoint-site. Toon: behulpzaam en professioneel.
Lees mee hoe deze laag de prompt opbouwt. Je kopieert pas de volledige versie hieronder.
Eén zin toon-instructie verandert de hele register. Varianten: 'formeel-juridisch, geen excuus als opening', of 'warm-persoonlijk, eerste persoon'. Hoe specifieker, hoe minder bijstuurwerk achteraf.
Beantwoord deze klantmail. Gebruik de informatie uit de gekoppelde SharePoint-site. Toon: behulpzaam en professioneel. Maximaal 150 woorden. Begin met een directe erkenning van de vraag; geef het antwoord; eindig met een vervolgvraag of afspraakvoorstel.
De eindversie. Lengte + drie-delige structuur dwingt Copilot tot keuzes. Geen 200-woord disclaimer, geen drie herhaalde groetformules. Dit is je template voor de rest van de Sprint; leg 'm vast in je prompt-bibliotheek.
Geef een tonecheck op deze draft: is de toon consistent professioneel? Zijn er zinnen die defensief klinken? Is er onnodige ruis?
In Outlook doet Coaching by Copilot dit ingebouwd: kies het Copilot-icoon in de balk en dan Coaching by Copilot. In Copilot Chat werkt deze custom-prompt net zo goed. Nooit ongezien verzenden. De coaching-check is de laatste gate voor je op verzenden drukt.