Oriëntatie
Wat je leert
Twee Copilot-stappen, drie lagen prompt, één professioneel antwoord
Je laat Copilot hier een professioneel mail-antwoord opstellen, en jij checkt alleen nog de feiten. Lange threads zijn tijdvreters. Je moet eerst begrijpen wat er speelt, en pas daarna kun je reageren.
Daarom keten je hier twee Copilot-acties achter elkaar. Eerst vat 'Samenvatting door Copilot' (Summary by Copilot) de hele thread voor je samen. Daarna bouwt 'Concept met Copilot' (Draft with Copilot) daar een antwoord op. Allebei lezen ze dezelfde thread automatisch mee. De samenvatting geeft jou het overzicht, het concept werkt met diezelfde context verder.
Het antwoord zelf bouw je daarna in drie lagen op.
- Basis: je geeft Copilot alleen de opdracht.
- Beter: je zegt er ook bij welke schrijfstijl je wilt en hoe lang het antwoord mag worden.
- Beste: je stuurt ook op de inhoud. Wat bevestig je, wat wijs je af, en welk alternatief bied je aan?
Zo werkt Bouw-het-op bij het beantwoorden van mail. Na deze les verwerk je een thread van twaalf berichten in vijf minuten, en meer dan de samenvatting hoef je niet te lezen.
Voorbereiding
De lagen
Je kijkt hieronder naar één en dezelfde prompt in drie versies, van zwak naar sterk: basis, beter, beste. Het zijn geen drie losse prompts; elke versie is de vorige plus één toevoeging, en het gemarkeerde deel laat zien wat erbij kwam. Lees per versie waarom die te kort schiet of juist beter wordt. In de oefening hieronder draai je ze alle drie op het meegeleverde voorbeeld, zodat je het verschil zelf ziet; daarna nog een keer op je eigen thread is de verdieping.
Beantwoord deze e-mail.
Dit voorbeeld kopieer je niet; in de oefening schrijf je zo je eigen versie.
Dit is alleen de opdracht, zonder sturing. Copilot weet niet welke toon past, hoe lang het antwoord mag zijn of wat jouw standpunt is, en vult dat zelf in met een neutraal standaard-antwoord. Bruikbaar om te zien wat er gebeurt, te kort om te versturen.
Beantwoord deze e-mail. Toon: professioneel maar warm. Maximaal 120 woorden.
Dit voorbeeld kopieer je niet; in de oefening schrijf je zo je eigen versie.
Dezelfde prompt, nu met de schrijfstijl en de lengte van de mail erbij. Het antwoord klinkt als jou en blijft bondig. Werkt goed als de thread één eenduidige vraag bevat. Bij meerdere gesprekslijnen mist Copilot nog jouw standpunt per onderwerp.
Beantwoord deze e-mail. Toon: professioneel maar warm. Maximaal 120 woorden. Bevestig de afspraak voor vrijdag 10:00. Wijs het verzoek om extra budget af met als alternatief een fasering over twee kwartalen.
Dit voorbeeld kopieer je niet; in de oefening schrijf je zo je eigen versie.
Dezelfde prompt, nu ook met inhoudelijke sturing: wat je bevestigt, wat je afwijst en welk alternatief je biedt. Copilot hoeft niets meer te raden. Dit levert een antwoord dat je na een feiten-check direct kunt versturen.
Aanpak Stap voor stap
-
Eerst de samenvatting, dan pas het antwoordvenster
Open de thread in Outlook. Bij een gesprek met meerdere berichten staat bovenaan de thread 'Samenvatting door Copilot' (soms kort: 'Samenvatten'); klik erop en Copilot geeft de kernpunten in twintig seconden. Werk je met het meegeleverde voorbeeld verderop in deze les? Dat is een mail met de hele thread erin, dus die balk verschijnt nog niet. Lees de thread kort door en ga naar stap 2. -
Copilot leest de thread mee zodra je vanuit Beantwoorden werkt
Klik op 'Beantwoorden' bij de thread, open 'Concept met Copilot' in de werkbalk van het antwoordvenster en typ je prompt in het tekstvlak. Klik op 'Genereren' en lees wat er terugkomt; dat is je vertrekpunt. Wil je met de kaalste versie beginnen, dan staat de basisprompt hieronder klaar. -
Bijsturen doe je in hetzelfde vak, je begint niet opnieuw
Voldoet het concept nog niet? Typ je volgende prompt in hetzelfde Copilot-vak en klik opnieuw op 'Genereren'. De thread blijft eronder liggen, dus je hoeft alleen te benoemen wat er nog aan sturing mist. Wil je maar een zin anders? Selecteer die tekst in je concept en klik op het Copilot-icoon naast de selectie; Copilot herschrijft dan alleen dat stukje.