Week 2 · Fase 1: Ontdekken CONSOLIDATIE

Stel je eerste vraag aan Excel

500 rijen. Antwoord zit erin, maar welke formule? Eén vraag in gewone taal.

Tijd
10 min
Level
Level 1 🔥
Wat je leert

Eén vraag, één antwoord, geen VLOOKUP

Excel is het meest gebruikte analysegereedschap ter wereld; de meeste gebruikers kennen minder dan tien procent van de formules. Copilot verandert dat: stel je vraag in gewone taal, Copilot leest je tabel en geeft het antwoord. De voorwaarde is precies één: je data moet in een tabel staan.

In deze les maak je van je data een tabel (één sneltoets), open je Copilot in de Home-tab, en stel je drie vragen. Eén samenvatting, één filter, één uitschieter-analyse. Dezelfde drie die je in je dagelijkse werk steeds opnieuw handmatig doet.

Na deze les heb je gezien welke vraag-vormen Copilot aankan en welke nog niet. Morgen open je die ene spreadsheet waar je normaal een half uur aan kwijt bent en stel je je vraag gewoon.

Nog nooit met Copilot in Excel gewerkt? Je hebt alleen een xlsx-bestand op OneDrive nodig met AutoSave aan. De eerste stap wijst zich vanzelf.

Kopieer & Start

Drie startprompts

Samenvatting per dimensie 
Wat is de totale omzet per kwartaal? Toon het resultaat als een tabel.
Waarom werkt dit

Vraagt om aggregatie (totaal) over een tijd-dimensie (kwartaal). Werkt op elke tabel met een datum- of periode-kolom plus een numerieke waarde. Pas 'omzet' en 'kwartaal' aan naar jouw kolomnamen en je hebt een herbruikbare prompt.

Filter op maximum 
Welke rij heeft de hoogste waarde in de kolom marge? Noem de klantnaam en het bedrag.
Waarom werkt dit

Vraagt om een enkele rij eruit te halen op basis van een max-waarde in een kolom. Vervang 'marge' en 'klantnaam' door jouw kolommen. Copilot zoekt, sorteert en geeft één rij terug, zonder dat jij een formule schrijft.

Uitschieters met duiding 
Laat de drie grootste uitschieters in de kolom doorlooptijd zien en geef mogelijke oorzaken in een korte uitleg per rij.
Waarom werkt dit

Exploratieve prompt: Copilot identificeert outliers plus geeft hypotheses over oorzaken op basis van patronen in de data. De oorzaken zijn hypotheses, geen bewezen verklaringen; zelf valideren. Sterke start-prompt als je niet weet waar je moet kijken.

Zo werkt het

Zo pak je het aan

  1. Open je xlsx-bestand vanuit OneDrive of SharePoint; check linksboven of AutoSave aan staat
  2. Staat je data nog niet in een tabel? Selecteer een cel in de data en druk Ctrl+T; bevestig dat je kolomkoppen hebt
  3. Ga naar de Home-tab in het lint; uiterst rechts zit Copilot. Klik erop
  4. Rechts opent de Copilot-pane. Plak een van de prompts hierboven en pas de kolomnamen aan
  5. Copilot biedt het resultaat in de pane; klik op Insert as PivotTable of Insert chart om het terug te plaatsen in je werkblad
AAN DE SLAG

Oefeningen

Pak een xlsx-bestand dat je deze week sowieso moest openen. Projectmarges, offerte-overzicht, voorraad, uren. Geen demo-bestand; Copilot verdient een echte vraag.

Werkblad 3 stappen
  1. Tabel Stap 1 van 3

    Zet je data in een tabel

    Open je xlsx-bestand. Selecteer een cel in je data en druk Ctrl+T. Bevestig dat je kolomkoppen hebt. Je data is nu een Excel-tabel met filter-pijltjes en een blauwe randkleur.
  2. Vraag Stap 2 van 3

    Kopieer en plak de prompt

    Open de Copilot-pane via het icoon in de Home-tab. Kopieer een van de drie prompts hierboven, plak in het invoerveld, en pas de kolomnamen aan naar jouw data (bijv. 'marge' wordt 'projectmarge'). Druk Enter.
  3. Check Stap 3 van 3

    Beoordeel het antwoord op drie vragen

    Vink aan wat je met ja beantwoordt; elk open vinkje wijst op een vervolgactie.

Hint: Geen geschikte spreadsheet voorhanden? Maak een simpele tabel: drie kolommen (maand, omzet, kosten), twaalf rijen willekeurige cijfers. Stel dan de samenvatting-prompt. Het mechanisme is identiek.

Hetzelfde bestand, twee prompts. De les zit in het contrast; een vage vraag krijgt een vaag antwoord, een scherpe vraag krijgt iets dat je kunt gebruiken.

Werkblad 3 stappen
  1. Vage prompt Stap 1 van 3

    Vraag Copilot eerst iets opens

    Plak de onderstaande prompt in Copilot. Bewaar het antwoord.
  2. Scherpe prompt Stap 2 van 3

    Stel daarna dezelfde vraag specifiek

    Herformuleer de vage prompt: welke metriek, over welke dimensie, in welk format? Bijvoorbeeld: 'Wat is de gemiddelde marge per projectsegment over het afgelopen jaar? Toon als tabel, gesorteerd aflopend.'
  3. Vergelijk Stap 3 van 3

    Leg beide antwoorden naast elkaar

    Wat was het verschil? In Copilot's output, in de bruikbaarheid, in de richting die hij koos? Die observatie bepaalt je prompt-stijl voor elke Excel-vraag in de rest van de Sprint.

Excel-prompts belonen specificiteit meer dan welke andere Copilot-flow. Een scherpe vraag is het verschil tussen bruikbaar en ruis.

Hint: Noteer de scherpe prompt in je prompt-bibliotheek onder 'Excel-samenvatting'. Pas hem alleen op kolomnamen aan; de structuur blijft gelijk.

Zie het verschil

Dezelfde taak, twee prompts

Dezelfde vraag over dezelfde kwartaalcijfers. Eén open prompt, één scherpe prompt. Wat Copilot teruggeeft zegt meer over de vraag dan over Excel.

Vage vraag
Analyseer deze data.
Wat Copilot terug geeft Ik zie een tabel met kwartaalcijfers. Er zijn fluctuaties tussen kwartalen; Q2 lijkt een piek. Ik kan een uitgebreidere analyse maken; laat me weten waar je op wilt focussen (trends, totalen, uitschieters).
Scherpe vraag
Wat is de totale omzet per kwartaal over de laatste 12 maanden? Toon als tabel gesorteerd op kwartaal, met het groeipercentage ten opzichte van het voorgaande kwartaal.
Wat Copilot terug geeft Omzet per kwartaal (laatste 12 mnd):
• Q2: € 412.800 (+11,2% t.o.v. Q1)
• Q3: € 389.100 (-5,7% t.o.v. Q2)
• Q4: € 458.700 (+17,9% t.o.v. Q3)
• Q1: € 371.400 (-19,0% t.o.v. Q4)

Wil je dit als PivotTable in je werkblad? (knop)

De data was identiek. Copilot vulde in de eerste output zelf in wat je bedoelde; in de tweede hoefde hij niets aan te vullen.

Waarom dit werkt

Waarom Copilot in Excel werkt (als je het juist inricht)

Copilot kan je spreadsheet niet lezen als een mens. Wat je hem geeft bepaalt wat hij teruggeeft. Drie signalen bepalen de kwaliteit van het antwoord.

  • Data niet in tabel Copilot herkent structuur niet; weigert of geeft onbetrouwbare output
  • Vraag te open Generieke observatie in plaats van bruikbaar antwoord
  • Kolomnaam onduidelijk Copilot raadt welke kolom je bedoelt; soms goed, soms net fout

Tabel + scherpe vraag + kolomnamen die kloppen. Meer is het niet.

Je hoeft geen Excel-expert te zijn. Je hoeft alleen een duidelijke vraag te stellen aan iets dat goed is ingericht.
Tips

Tips die het verschil maken

Probeer: noem je kolomnamen letterlijk in de prompt. 'omzet per kwartaal' werkt beter als je kolom écht zo heet. Heet hij 'Omzet_EUR' of 'Rev_Q'? Schrijf dat. Copilot matcht op exacte kolomnamen eerst, op synoniemen pas daarna.

Probeer: vraag het resultaat in een specifiek format. Voeg toe: 'toon als tabel gesorteerd op X', 'als grafiek met Y op de as', 'als PivotTable met Z als rij-veld'. Bepaalt precies wat je terugkrijgt en of je het één klik verder kunt gebruiken.

Probeer: laat Copilot de formule schrijven, niet het antwoord. Soms wil je niet het getal, maar de formule die je in je werkblad kunt hergebruiken. Vraag expliciet: 'Geef me de Excel-formule voor de hitratio per sector'. Copilot levert de formule die je in een lege cel plakt.

Let op

Wat vaak misgaat

Deze week

Stel drie Copilot-vragen aan drie eigen Excel-bestanden

Voor de drie spreadsheets die je deze week sowieso open doet: stel aan elk één Copilot-vraag in plaats van handmatig rekenen. Zo:

  1. Open het bestand vanuit OneDrive, maak er een tabel van als dat nog niet zo is.
  2. Stel één vraag die je normaal met een formule zou beantwoorden; kopieer een van de drie prompts hierboven als basis.
  3. Noteer aan het eind van de week welke drie vragen je direct kreeg en welke je moest aanscherpen. Dat worden je eerste drie Excel-templates in je prompt-bibliotheek.

Bewaar je drie werkende Excel-prompts in je prompt-bibliotheek onder 'Excel-vragen'.

Check jezelf
Kernboodschap

Bestand op OneDrive, data als tabel (Ctrl+T), vraag in gewone taal met kolomnaam en format. Excel wordt een gespreksonderwerp.

Volgende les
MW-09: Teams-vergadering samenvatten tot drie besluiten
Meeting voorbij, geen notulen. Copilot leest de transcriptie en haalt er de drie besluiten uit die nog actie vragen.
Inleveren

Lever je werk in

Kies wat je wil inleveren voor MW-08.

Rubric
Output
Reflectie
Morgen
Rubric

Werkt het bij jou?

Drie korte vragen op je eigen output.