Week 2 · Fase 1: Ontdekken STRETCH

Samenvatten op maat: doelgroep en focus sturen

Je opent een rapport van 30 pagina's en vraagt Copilot 'Vat samen.' Bruikbaar. Maar voor wie?

Tijd
12 min
Level
Level 2 🔥🔥
Wat je leert

Dezelfde bron, drie samenvattingen, drie doelgroepen

'Vat samen' is de zwakste Copilot-prompt die bestaat. Copilot levert een neutrale samenvatting, jij moet alsnog beslissen wat je met wie deelt. Een betere prompt bouw je op in drie lagen: laag 1 generiek, laag 2 doelgroep toevoegen, laag 3 format en structuur vastleggen.

Elke laag neemt één aanname weg die Copilot anders zelf invult. Na laag 3 heb je geen samenvatting maar een eindproduct: een executive memo, een checklist, een risico-overzicht. Dat je direct kunt sturen in plaats van herschrijven.

In deze les bouw je één prompt in drie lagen op een document dat je vandaag sowieso moet delen. Je krijgt drie outputs naast elkaar; het verschil zie je letterlijk regel voor regel.

Bouwt voort op mw-01: focuspunten werkten. Nu voeg je doelgroep en format toe tot het eindproduct af is.

Bouw-het-op

De lagen

Elke laag voegt één element toe. Lees ze in volgorde; je ziet wat elke laag apart toevoegt aan wat Copilot teruggeeft.

Laag 1 · Basis 
Vat dit document samen in 5 bullet points.
Waarom werkt dit

Startpunt zonder sturing. Copilot kiest zelf wat belangrijk is; output is bruikbaar om te begrijpen wat er staat, niet om direct door te sturen.

Laag 2 · Doelgroep toevoegen 
Vat dit document samen voor het MT. Focus op risico's, besluiten en aanbevelingen. Laat operationele details weg. Maximaal 5 bullets.
Waarom werkt dit

Copilot past structuur, toon en detailniveau aan op de doelgroep-instructie. MT krijgt beslissingsinformatie, niet uitvoering. Verschil met laag 1 is groot.

Laag 3 · Format en toon vastleggen 
Vat dit document samen als een executive memo van 200 woorden voor het MT. Toon: zakelijk, beknopt. Structuur: kernboodschap, top 3 risico's, aanbeveling.
Waarom werkt dit

Eindproduct in plaats van samenvatting. Doelgroep + format (memo) + lengte (200 woorden) + toon + structuur. Copilot levert wat je anders zelf moest herschrijven.

AAN DE SLAG

Oefeningen

Pak een document dat je deze week sowieso moest samenvatten voor iemand. Een lichtplan, een beleidsnotitie, een projectrapport. Drie lagen, drie outputs, je ziet het effect van elke laag apart.

Werkblad 3 stappen
  1. Laag 1 Stap 1 van 3

    Draai de basisprompt

    Kopieer de laag 1-prompt hierboven en plak in de Copilot-pane. Genereer en lees. Bewaar de output; je hebt hem zo meteen nodig.
  2. Laag 2 Stap 2 van 3

    Voeg de doelgroep toe

    Draai nu de laag 2-prompt. Vervang 'MT' door jouw echte doelgroep (opdrachtgever, installateur, partner, klant). Vergelijk de output direct met die van laag 1: wat is er concreter geworden, wat is weggevallen?
  3. Laag 3 Stap 3 van 3

    Leg format en toon vast

    Draai tot slot de laag 3-prompt. Specifieer het format (memo, e-mail, checklist, slide), de lengte (woorden of bullets) en de structuur (wat komt eerst, wat komt laatst). Leg de drie outputs naast elkaar: je ziet precies wat laag 2 en laag 3 afzonderlijk toevoegen.

Door de lagen apart te zien, leer je welke laag voor jouw werk de grootste winst oplevert. Sommigen winnen het meest bij doelgroep; anderen bij format. Dat bepaalt je standaard-opbouw voor de rest van de Sprint.

Hint: Bewaar de drie outputs in een nieuw Word-document onder elkaar. Niet in je geheugen; het verschil zie je pas als de tekst naast elkaar staat.

Eén document, twee volledig verschillende eindproducten. Dit is waar BhO-prompten het duidelijkst winst oplevert: je hoeft niet twee keer hetzelfde rapport te lezen voor twee doelgroepen.

Werkblad 3 stappen
  1. Doelgroep A Stap 1 van 3

    Eerste doelgroep: beslissers

    Schrijf een laag 3-prompt voor iemand die beslissingen neemt (MT, opdrachtgever, partner). Format: executive memo of e-mail. Focus: risico's, besluiten, aanbevelingen. Max 200 woorden.
  2. Doelgroep B Stap 2 van 3

    Tweede doelgroep: uitvoerders

    Schrijf een laag 3-prompt voor iemand die uitvoert (projectteam, installateur, analist). Format: checklist of bulletlijst. Focus: taken, deadlines, dependencies. Geen fluff.
  3. Vergelijk Stap 3 van 3

    Leg beide outputs naast elkaar

    Wat valt op? Dezelfde bron, compleet andere tekst. De beslisser krijgt waarom, de uitvoerder krijgt wat. Dat is de winst van BhO-prompten.

Hint: Bewaar beide laag 3-prompts in je prompt-bibliotheek onder 'Samenvatting per doelgroep'. Je hergebruikt ze elke week.

Zie het verschil

Dezelfde taak, twee prompts

Hetzelfde 30-pagina lichtplan, twee prompts. De eerste vraag levert een neutraal overzicht; de tweede een memo die je kunt doorsturen zonder aanraken.

Laag 1: neutraal
Vat dit document samen in 5 bullet points.
Wat Copilot terug geeft • Het document beschrijft een lichtplan voor een kantoorrenovatie.
• De UGR-waarde voor werkplekken wordt behandeld.
• Er wordt een armatuurkeuze voorgesteld met LED-panelen.
• Het budget en de planning komen aan bod.
• De BREEAM-onderbouwing wordt toegelicht.
Laag 3: MT-memo
Vat dit document samen als een executive memo van 200 woorden voor het MT. Toon: zakelijk, beknopt. Structuur: kernboodschap, top 3 risico's, aanbeveling.
Wat Copilot terug geeft Kernboodschap: lichtplan voldoet aan UGR<19 en BREEAM-criteria; afgewerkt binnen budget van 42k.

Top 3 risico's:
• Leverdatum DALI-downlights met 2 weken vertraagd door fabrieksbacklog
• BREEAM-punten afhankelijk van nog te valideren montagevolgorde
• Meerprijs 1.800 euro voor recessed downlights nog niet schriftelijk bevestigd door opdrachtgever

Aanbeveling: DIALux-simulatie plannen voor week 18 om leverrisico en normering samen bij de klant af te tekenen voor de montagefase start.

De bron was identiek. Laag 1 is een samenvatting; laag 3 is een memo die je zonder herschrijven naar het MT stuurt.

Tips

Tips die het verschil maken

Probeer: maak van je doelgroep een rol, geen label. Niet 'voor het MT', maar 'voor een MT-lid dat dit dossier niet eerder zag en in 3 minuten een go/no-go moet kunnen geven'. Een rol-omschrijving stuurt Copilot scherper dan een label.

Probeer: specificeer wat je NIET wilt zien. Voeg toe: 'laat operationele details weg', 'geen technisch jargon', 'geen uitzonderingen-disclaimer'. Uitsluitingen werken net zo sterk als focuspunten; ze houden Copilot weg van vulling.

Probeer: vraag per bullet een paginareferentie. Voeg toe: 'noem bij elke bullet de sectietitel of het paginanummer'. De samenvatting wordt meteen een navigatie-instrument; waar wil je verder lezen als je iets interessant ziet.

Waarom dit werkt

Waarom laag-voor-laag werkt (en 'vat samen' niet)

Elke laag neemt één aanname weg die Copilot anders zelf invult. Drie aannames maken het verschil tussen neutraal en bruikbaar.

  • Geen doelgroep Copilot vat samen voor 'een lezer'; mist het perspectief waar je het voor nodig hebt
  • Geen format Je krijgt bullets waar je een memo nodig had; alsnog herschrijven
  • Geen structuur Copilot ordent willekeurig; belangrijke punten komen onderaan of missen

Doelgroep + format + structuur. Drie regels meer prompt; een eindproduct minder werk.

Een goede samenvatting begint niet met 'vat samen' maar met 'voor wie en waarover'.
Let op

Wat vaak misgaat

Deze week

Bouw drie laag 3-prompts voor drie echte doelgroepen

Voor de eerstvolgende drie documenten die je deze week naar iemand moet samenvatten:

  1. Kies de doelgroep (beslisser, uitvoerder, klant) voor je gaat schrijven.
  2. Bouw je prompt in drie lagen: basis → doelgroep → format. Noteer de volledige laag 3-prompt.
  3. Bewaar je drie werkende laag 3-prompts in je prompt-bibliotheek. Dat wordt je standaard-sjabloon voor samenvattingen de rest van de Sprint.

Bewaar de drie laag 3-prompts onder 'Samenvatting per doelgroep'.

Check jezelf
Kernboodschap

Laag 1 is om te begrijpen; laag 3 is om te versturen. Tussen beide zit één regel prompt.

Volgende les
MW-08: Stel je eerste vraag aan Excel
500 rijen, geen formule. Eén vraag in gewone taal aan Copilot en het antwoord staat er. Voorwaarde: data als tabel.
Inleveren

Lever je werk in

Kies wat je wil inleveren voor MW-07.

Rubric
Output
Reflectie
Morgen
Rubric

Werkt het bij jou?

Drie korte vragen op je eigen output.