Oriëntatie
Wat je leert
Waar je vraag heen gaat, en hoe ver je antwoord reikt
Copilot kijkt alleen in wat jij zelf al mag openen, en daar stopt de meeste uitleg. Toch bewegen er twee dingen wél. Bijna niemand kent ze, terwijl je ze allebei zelf kunt zien.
Het eerste is klein. Denkt Copilot dat het web helpt, dan stuurt hij daar een korte zoekterm heen. Je hele vraag gaat niet mee en je bestand evenmin, en je naam en organisatie worden eruit gehaald. Die zoekterm staat gewoon bij het antwoord, dus je kunt hem nalezen.
Het tweede is groter en gaat over wat jij erna doet. Een samenvatting die je deelt, is een nieuw bestand met eigen rechten. De afscherming van de bron gaat daar niet automatisch in mee.
- Kijk wat er weggaat: lees bij een antwoord de zoekterm na die naar het web ging.
- Zet het uit als je wilt: met één wisselknop blijft je vraag helemaal binnen.
- Kies bewust bij het delen: genoemde personen, of iedereen in de organisatie.
Allebei die dingen doe je hier één keer bewust. Daarna weet je waar de grens ligt bij je eigen werk, en hoef je niet meer te gokken.
Voorbereiding
Stap voor stap
Zes stappen, vijf minuten. De winst zit in stap 4: daar staat de exacte zoekterm die naar de webzoekdienst is gestuurd. De meeste mensen hebben die nog nooit bekeken en schatten daardoor mis, in beide richtingen.
-
Open Copilot Chat in de Copilot-app
Meld je aan op m365.cloud.microsoft met je werk-account, of open de Microsoft 365 Copilot-app. Je zit nu in Chat. Doe dit bewust hier en niet in het zijpaneel van Word of PowerPoint. De bronvermeldingen die je straks nodig hebt, worden alleen in Chat getoond.
-
Stel een vraag die je werk én het web raakt
Neem een vraag over iets waar je echt mee bezig bent, met een onderwerp erin dat ook buiten je organisatie bestaat. Bijvoorbeeld een leverancier, een regeling of een norm. Zo'n gemengde vraag is nodig, want een vraag die puur over je eigen bestanden gaat, levert helemaal geen webzoekterm op.
-
Kijk hoe het antwoord is opgebouwd
Bij een gemengde vraag krijg je een antwoord in twee delen. Eén deel komt uit de gegevens van je eigen organisatie. Het andere deel komt van het web. Dat onderscheid staat er niet voor de sier: het vertelt je welk deel je bij een collega kunt navragen en welk deel je zelf moet controleren.
-
Open de bronvermeldingen en lees de zoekterm
Klap onder het antwoord de bronvermeldingen open. Tussen de bronnen staat de letterlijke zoekterm die naar de webzoekdienst is gegaan. Vergelijk die met wat jij typte. Meestal zijn het twee of drie woorden uit een vraag van drie regels. Let op: die zoektermen blijven maar 24 uur in het gesprek staan, dus kijk nu.
-
Zet de webinhoud uit en vraag het opnieuw
Open 'Instellingen' in de Copilot-app en ga naar 'Persoonlijke instellingen'. Klap onderaan 'Geavanceerd' uit en zet 'Webzoekopdracht' uit. Stel daarna dezelfde vraag nog een keer. Nu blijft alles binnen. Je ziet meteen wat je daarvoor inlevert: het web-deel van het antwoord is weg.
-
Beslis wat jouw stand wordt
Zet 'Webzoekopdracht' weer aan, of laat hem uit. Allebei is verdedigbaar. Uit is rustig bij dossierwerk waarbij het web toch niets toevoegt. Aan is beter zodra je iets moet opzoeken dat buiten je organisatie leeft. Je keuze blijft staan tot je hem verandert.
Staat de knop grijs, dan heeft je beheerder de keuze al gemaakt. Webzoeken kan organisatiebreed uitgezet zijn. Dat is geen storing en je kunt er zelf niets aan veranderen.
Probeer dit
De deel-check op je eigen uitkomst
Je hebt nu een antwoord staan. Doe er één ding mee dat je anders overslaat: kijk hoe ver het reikt zodra je het weggeeft.
Vat dit stuk samen in vijf punten voor een collega die het dossier niet kent. Laat namen en persoonlijke gegevens weg.
De tweede zin is de hele truc. Vraag je om een samenvatting zonder die instructie, dan neemt Copilot de namen en de details gewoon mee, want jij mag ze zien. Wie de samenvatting straks krijgt, mag dat misschien niet.