Week 7 · Fase 3: Bouwen STRETCH

Notebook-scope: jij kiest de bronnen

Chat zoekt breed. Notebook zoekt alleen in wat jij toevoegt. Voor training precies goed.

Tijd
15 min
Level
Level 3 🔥🔥🔥
  • Microsoft 365 Copilot Notebooks
Wat je leert

Chat is breed zoeken, Notebook is gefocust bevragen

Generieke Copilot Chat doorzoekt je mail, bestanden, Teams-chats en Microsoft Graph-data waar jij toegang tot hebt. Voor een verkenvraag is dat prima. Voor trainingsmateriaal, onboarding of dossieroverdracht is het te breed: Copilot mengt oude versies, persoonlijke drafts en onvolledige concepten door elkaar, en jij kunt achteraf niet herleiden welke bron wat voedde.

Een Copilot Notebook draait dat om. Je maakt een nieuwe notebook aan, voegt references toe uit je Microsoft 365-omgeving (Word-documenten, PowerPoints, Excels, OneNote-pagina's, eerdere Copilot-chats, links), en vanaf dat moment gebruikt Copilot uitsluitend die bronnen. De notebook onthoudt je chat-history, houdt de references live in sync, en produceert bronverwijzing per claim.

In deze les bouw je in vijf klikken een onboarding-notebook met 3-5 references. Je haalt er een Quick Reference plus FAQ uit met inline citations, en je leert waarom custom instructions de snelste hendel zijn om de toon in één keer goed te zetten.

Zo doe je het

Zo bouw je een notebook en bevraag je hem gericht

Vijf stappen. De discipline zit niet in de klikken maar in het kiezen: welke bronnen wél, welke niet, en welke custom instructions maken de output direct bruikbaar.

  1. Stap 1 · Open de Microsoft 365 Copilot-app en kies New notebook

    Open copilot.cloud.microsoft (of de Microsoft 365 Copilot-app), ga naar Notebooks in de linker-navigatie en klik op New notebook. Geef de notebook een werkbare naam — bijvoorbeeld Onboarding nieuwe collega Q2 of Dossier klant X overdracht. De notebook wordt opgeslagen als .pod-bestand in je SharePoint Embedded-container, parallel aan Copilot Pages.

  2. Bekijk screenshots New notebook aanmaken
    1. Klik Notebooks in de linker navigatie, dan 'New notebook'. Naam bepaalt vindbaarheid later: thematisch, niet generiek.

  3. Stap 2 · Voeg 3-5 references toe

    Klik op Add references en kies bestanden uit OneDrive of SharePoint (Word, PowerPoint, Excel), OneNote-pagina's, eerdere Copilot-chats, of plak een link. Voor een eerste notebook: 3-5 bronnen is genoeg. Meer maakt de scope niet scherper; het maakt hem alleen trager. Kies bewust: welke drie documenten zijn écht onmisbaar?

  4. Bekijk screenshots Add references en custom instructions
    1. Add references voor 3-5 bronnen. Custom instructions één keer scherp zetten bespaart tien prompt-iteraties.
    Microsoft Learn: Add knowledge sources

  5. Stap 3 · Zet custom instructions één keer goed

    Elke notebook heeft een veld voor custom instructions. Zet hier de context neer die anders in elke prompt moet: doelgroep, taal, toon, register. Bijvoorbeeld: 'Je bent trainer voor nieuwe medewerkers. Antwoord in Nederlands, korte zinnen, directe instructies met genummerde stappen.' Copilot past dit toe op elke prompt in deze notebook. Eén keer scherp zetten bespaart tien keer herhalen.

  6. Stap 4 · Genereer een Quick Reference

    Plak de Quick Reference-prompt (hieronder) in het chatveld. Copilot levert een gestructureerd document op basis van alleen de toegevoegde references, met klikbare citaten terug naar de bron-files. Niet tevreden? Iteratie is goedkoop: 'maak deze compacter', 'voeg een FAQ-sectie toe', 'draft als Word-document'. De notebook onthoudt de chat-history.

  7. Stap 5 · Review en optioneel audio overview

    Lees de Quick Reference door: zitten alle hoofdthema's erin, klopt de toon met je doelgroep, zijn er citaten die je wilt herverifiëren? Klik minstens één citaat aan. Voor onderweg-leren: klik Get audio overview. Copilot genereert een audio-samenvatting (momenteel alleen Engelstalig; bij Nederlandse bronnen krijg je een vertaalde versie die je moet controleren op nuance).

Notebook is persistent, Chat niet. Kom je een week later terug? References staan er nog, chat-history is er nog, custom instructions blijven van kracht. Dat is het verschil met Copilot Chat: daar start elke sessie weer leeg. Voor trajecten van meer dan één dag is Notebook daarom de juiste modus.

DOE HET ZELF

Oefeningen

Pak een lopend project of onboarding-traject. Niet oefenen op een demo-pakketje — het verschil met brede Chat wordt pas voelbaar op bronnen die jij zelf kent.

Werkblad 4 stappen
  1. Aanmaken Stap 1 van 4

    Nieuwe notebook, werkbare naam

    Open copilot.cloud.microsoft of de Microsoft 365 Copilot-app. Ga naar Notebooks en klik New notebook. Geef een beschrijvende naam zoals Onboarding collega Q2 of Dossier X overdracht.
  2. References Stap 2 van 4

    3-5 bronnen bewust kiezen

    Klik Add references. Kies bestanden uit OneDrive of SharePoint (Word, PowerPoint, Excel), OneNote-pagina's, eerdere Copilot-chats, of plak een link. Voor een eerste notebook: drie scherpe bronnen is genoeg. Twijfel je over een vierde? Voeg toe als hij direct relevant is, sla over als hij marginaal is.
  3. Instructions Stap 3 van 4

    Custom instructions één keer goed

    Open Custom instructions en zet de context neer: doelgroep, taal, toon, register. Bijvoorbeeld: 'Trainer voor nieuwe medewerkers. Nederlands, korte zinnen, directe instructies met genummerde stappen, geen jargon zonder uitleg.' Deze tekst wordt aan elke prompt in deze notebook toegevoegd.
  4. Bevragen Stap 4 van 4

    Quick Reference genereren

    Plak de Quick Reference-prompt. Lees de output: klopt de structuur (H2-koppen per thema, bullets), zijn er citaten per claim, is de toon consistent met je custom instructions? Niet tevreden? Itereer in dezelfde chat: 'compacter', 'voeg FAQ toe', 'draft als Word'.

Hint: Geen lopend project paraat? Pak een terugkerend intern proces waar collega's regelmatig over vragen stellen (verlof-aanvraag, declaratie-flow, project-intake). Documenten verzamelen en bundelen geeft meteen een herbruikbaar resultaat dat je volgende maand opnieuw gebruikt.

Op dezelfde notebook: verfijn de custom instructions, draai de Quick Reference-prompt opnieuw, vergelijk. Klik optioneel op audio overview om te horen hoe receptief leren voor dit onderwerp aanvoelt.

Werkblad 4 stappen
  1. Aanscherpen Stap 1 van 4

    Custom instructions specifieker

    Open de custom instructions en voeg specificatie toe: bijvoorbeeld 'maximaal 80 woorden per bullet' of 'geef per bullet een concrete actie-werkwoord: open, klik, kopieer, verstuur.' Bewaar.
  2. Vergelijken Stap 2 van 4

    Zelfde prompt, andere output

    Plak de Quick Reference-prompt opnieuw. Lees de nieuwe output naast de vorige. Waar veranderde de toon? Waar veranderde de structuur? Custom instructions zijn de snelste hendel om output-kwaliteit te sturen.
  3. Tweede pass Stap 3 van 4

    FAQ genereren met bronverwijzing per antwoord

    In dezelfde notebook-chat: plak de FAQ-prompt. Copilot gebruikt het persistente geheugen van de notebook (wat eerder in deze chat is besproken) plus de references. Elk antwoord krijgt een clickable citation. Gaten in de output (Copilot aarzelt, vraagt door) zijn signaal dat een reference ontbreekt — voeg toe en draai opnieuw.
  4. Audio Stap 4 van 4

    Get audio overview

    Klik bovenin de notebook op Get audio overview. Copilot genereert een audio-samenvatting (Engels). Luister drie minuten. Noteer: zou je dit in de auto of tijdens sporten kunnen gebruiken als receptieve leervorm voor deelnemers die veel reistijd hebben?

Custom instructions zijn de snelste hendel om output te sturen — veel sneller dan prompt-engineering per vraag. Vijf minuten in instructions gooit elk prompt-resultaat omhoog. Audio overview is een leerkanaal erbij, geen vervanging; voor deelnemers die veel onderweg zijn is het de differentiator tussen materiaal dat gebruikt wordt en materiaal dat in de inbox blijft liggen.

Hint: Audio overview is momenteel alleen Engelstalig. Bij Nederlandse bronnen krijg je een vertaalde audio die je moet controleren op nuance voor je het intern deelt.

Waarom dit werkt

Waarom notebook-scope beter werkt dan brede Chat voor training

Brede Chat voelt als 'Copilot vindt wel wat', maar bij training- en onboarding-materiaal levert dat plausibel-klinkende antwoorden met oude of verkeerde bronnen. Notebook-scope lost dat op door drie mechanismen die Chat niet heeft: expliciete bron-selectie, persistente werkruimte, en ingebouwde citations.

  • 3-5 references bewust gekozen Copilot blijft binnen jouw bronnen. Geen ruis uit losstaande drafts of oude versies.
  • Custom instructions één keer gezet Toon, taal en register staan vast. Je hoeft ze niet per prompt te herhalen.
  • Persistente chat-history Iteratie bouwt voort op eerdere antwoorden. Een week later pak je de draad op waar je was.
  • Clickable citations per claim Audit-trail ontstaat automatisch. De reviewer kan elke zin terug-traceren naar een reference.

Vijf klikken voor de notebook, één goede set custom instructions, en je hebt een werkruimte die tien keer aan dezelfde trainingsvraag kan antwoorden zonder opnieuw context te geven.

Een notebook is geen smallere chat, het is een andere werkmodus: jij kiest de context, Copilot blijft erbinnen.
Zie het verschil

Dezelfde taak, twee prompts

Dezelfde vraag. Eén keer in Copilot Chat (brede Graph-scope), één keer in een Copilot Notebook met drie references. Klik op Toon notebook-antwoord om het verschil te zien.

Copilot Chat (brede Graph-scope)
Wat moet een nieuwe collega weten over ons onboarding-traject?
Wat Copilot terug geeft Op basis van verschillende documenten die ik kan vinden is er een onboarding-traject van enkele weken waarin nieuwe collega's kennismaken met het team, productkennis opdoen en toegang krijgen tot systemen. Er is waarschijnlijk een buddy-systeem en periodieke check-ins. Voor meer details raadpleeg het onboarding-handboek of de HR-afdeling.
Copilot Notebook (3 references: handboek, buddy-protocol, checklist)
[Notebook met 3 references + custom instructions] Wat moet een nieuwe collega weten over ons onboarding-traject?
Wat Copilot terug geeft • Week 1: toegang tot systemen en introductie team. Bron: Onboarding-handboek v4, §2.1.
• Week 2-3: buddy-traject met vaste wekelijkse check-in van 30 min. Bron: Buddy-protocol, §1.
• Week 4: eerste eigenstandige klantgesprek onder begeleiding. Bron: Onboarding-checklist, item 7.
• Reviewmoment dag 60: voortgang bespreken met teamleider. Bron: Onboarding-handboek v4, §5.

Dezelfde vraag. Drie gekozen references + custom instructions veranderen een vage samenvatting in een gegrond antwoord met per-claim bronverwijzing.

Tips

Tips die het verschil maken

Probeer: custom instructions vóór je begint. De verleiding is groot om direct te gaan prompten. Zet eerst custom instructions: doelgroep, taal, toon, register. Eén keer scherp bespaart tien prompt-iteraties. Bijvoorbeeld: 'Trainer-register, korte zinnen, genummerde stappen, geen jargon zonder uitleg.' Copilot past dit toe op elke prompt in deze notebook.

Probeer: iteratie is goedkoop, herstarten niet. Niet tevreden over de Quick Reference? Reageer in dezelfde chat: 'compacter', 'voeg FAQ toe', 'draft naar Word'. Copilot bouwt voort op wat al staat. Begin niet opnieuw met een volledig nieuwe prompt: dan verlies je de context die de notebook net heeft opgebouwd.

Probeer: een reference is een definitie, niet een bijlage. Voeg alleen bronnen toe die je wilt dat Copilot letterlijk gebruikt. Een marginaal relevant document verwatert de scope. Drie scherpe references leveren een beter resultaat dan tien mondjesmaat relevante. Voor trainingsmateriaal: productdoc, procedure, FAQ. Klaar.

Discovery · Oefening 01

Wat isoleer je?

Variabele: breedte van context: brede Graph-scope van Copilot Chat versus smalle notebook-scope van Copilot Notebook

Draai de oefening eerst met de standaardwaarde. Wijzig dan alleen deze variabele en draai opnieuw. Leg beide outputs naast elkaar; benoem de delta in één zin.

Jouw principe
Voor trainingsmateriaal, onboarding en dossieroverdracht is een smalle door jou gekozen context betrouwbaarder dan brede enterprise-search. Jij controleert welke bronnen de antwoorden voeden, bronverwijzing per claim is automatisch, en de werkruimte blijft persistent over meerdere sessies. Chat is het juiste gereedschap voor verkennen, Notebook is het juiste gereedschap voor bundelen.
Morgen anders

Bouw vanochtend een notebook voor een lopend traject

Morgenochtend, het eerste trainings-, onboarding- of dossier-moment op je agenda: bouw er een notebook omheen in plaats van losse documenten door te sturen. Zo:

  1. Beperk je tot 3-5 references; meer maakt de scope niet scherper, alleen trager.
  2. Investeer vijf minuten in custom instructions (doelgroep + taal + toon + register) — dat bespaart tien prompt-iteraties.

Sla de custom-instructions-template op in je prompt-bibliotheek. Volgende onboarding: notebook in tien minuten in plaats van trainingsmateriaal in twee dagdelen.

Check jezelf
Kernboodschap

Notebook is jouw project-werkruimte met een vaste set zelfgekozen bronnen. Chat is breed zoeken; Notebook is gefocust bevragen op wat jij expliciet hebt toegevoegd.

Volgende les
MW-27: Een Researcher-rapport bouwen: Vraag, Bronnen, Kaders, Structuur
Researcher produceert geen rapport vanuit het niets. Hij bouwt op wat jij hem geeft. Vier lagen expliciet: Vraag, Bronnen, Kaders, Structuur. Sla er een over en je krijgt gokwerk terug.
Inleveren

Lever je werk in

Kies wat je wil inleveren voor MW-26.

Rubric
Output
Reflectie
Morgen
Rubric

Werkt het bij jou?

Drie korte vragen op je eigen output.