Week 4 · Fase 2: Verdiepen CONSOLIDATIE

Data analyseren met gerichte prompts

Spreadsheet, zes maanden data. 'Wat valt op?' vraag je zo dat het antwoord iets oplevert.

Tijd
12 min
Level
Level 2 🔥🔥
Wat je leert

Drie onderdelen, één prompt die werkt

Data kijken is tijdrovend, niet omdat de berekeningen moeilijk zijn, maar omdat je eerst moet weten welke vraag je stelt. Een vage vraag ('is dit goed?') levert een vage samenvatting. Een gerichte invulprompt levert een antwoord.

Een werkende dataprompt heeft drie vaste onderdelen: een doel (uitschieters, trends, top-N), een kolomverwijzing (welke kolom kijken we naar), en een output-format (top-5 lijst, percentuele afwijking, geordende tabel). Ontbreekt er één, dan krijg je een samenvatting in plaats van een antwoord.

Je vult de drie velden in, kopieert de prompt, plakt in Copilot, en itereert in dezelfde sessie met een follow-up. In twaalf minuten ligt er een analyse die je kunt spot-checken en doorzetten.

Nog niet eerder met Copilot in Excel gewerkt? Geen probleem. Je hebt alleen een Excel-bestand met een goed opgemaakte tabel nodig; we wijzen je straks precies aan waar de knop zit.

Het framework

Vier pijlers voor sterke prompts

D
Doel
K
Kolom
O
Output

Denk aan een briefing aan een collega-analist. Je zegt: 'Kijk naar [kolom], zoek [doel], geef me het terug als [output].' Copilot heeft exact diezelfde briefing nodig. De drie letters zijn geen formulier, maar een checklist die voorkomt dat Copilot gaat gokken.

Interactieve tool · 3 stappen

Stel je dataprompt samen

Pak een Excel-bestand waar je deze week iets mee moet. Maak de range als tabel op (Ctrl+T) voor je Copilot opent. Vul dan de drie velden hieronder; de prompt bouwt zich direct op. Klik op Kopieer prompt en plak hem in Copilot in Excel.

Bekijk screenshots Copilot in Excel: ribbon-icoon en sparkle-knop
  1. Twee toegangsplekken: ribbon rechtsboven én sparkle-knop bij geselecteerde cel. Geen Copilot-icoon? Druk eerst Ctrl+T op je data-range.
  1. 01 Vul de velden
  2. 02 Zie je prompt groeien
  3. 03 Kopieer en plak

Wat moet Copilot vinden? Uitschieters, trends, top-N, afwijkingen, correlaties. Eén concreet doel, niet 'analyse'.

Welke kolom uit jouw tabel kijkt Copilot aan? Gebruik de exacte kolomnaam, anders gaat Copilot gokken.

Hoe wil je het antwoord zien? Geordende tabel, lijst met percentages, staafdiagram, korte tekst. Lengte en structuur horen hier ook.

LIVE Jouw prompt
0 van 3 ingevuld 
  
 
Zonder deze drie wordt het een samenvatting. Met deze drie staat er een antwoord waarop je kunt handelen, en waarop je kunt doorvragen in dezelfde sessie.
 
   
 
  
 
 
 
 
 
  AAN DE SLAG  
 Oefeningen 
   
 
 
 
 
   
 
 
Pak een Excel-dataset die je deze week ontving of waar je deze week iets mee moet beslissen. Geen oefenbestand: je eigen werk. Die live case maakt het verschil tussen een abstracte les en een analyse die morgen iets oplevert.
 
 
 Werkblad 3 stappen 
 
     
  1.  
     
     
      
       Prep   Stap 1 van 3  
    Zet je data als tabel
     
     
     
    Selecteer de datarange (koppen inbegrepen). Druk Ctrl+T. Vink 'mijn tabel heeft koppen' aan, klik OK. Controleer: geen lege rijen, duidelijke kolomkoppen.
      
      
       
     
     
  2.  
     
     
      
       Vraag   Stap 2 van 3  
    Vul de drie velden, kopieer, plak
     
     
     
    Hierboven: doel = 'top-5 uitschieters', kolom = jouw kolomnaam, output = 'geordende tabel met percentuele afwijking t.o.v. het gemiddelde'. Kopieer de prompt. Open Copilot in Excel (lintje of sparkle-knop bij een cel). Plak, druk Enter.
         
     
     
  3.  
     
     
      
       Controleer   Stap 3 van 3  
    Spot-check twee waarden
     
     
     
    Kijk naar de top-5 die Copilot geeft. Pak de hoogste en laagste waarde uit de lijst. Controleer tegen de brondata: klopt de berekening? Dit kost dertig seconden en voorkomt dat een hallucinatie in je rapport belandt.
       
       
    •   
    •   
    •   
      •  
      
     
     
    4.  
 
    
Hint: Vraag in dezelfde sessie een follow-up: <em>'Maak een staafdiagram van deze top-5, gesorteerd van hoogste naar laagste afwijking, Nederlandse kolomnamen.'</em> Copilot heeft de data al; je hoeft niet opnieuw te verwijzen naar de bron.
  
 
 
 
 
  
 
 
   
 
 
Dezelfde dataset, twee prompts. Dit is het moment waarop de drie-deling niet meer iets is dat je gelooft, maar iets dat je hebt zien werken.
 
 
 Werkblad 3 stappen 
 
     
  1.  
     
     
      
       Kale prompt   Stap 1 van 3  
    Draai eerst een prompt zonder drie-deling
     
     
     
    Geen doel, geen kolom, geen output-format. Kopieer onderstaande prompt, plak in Copilot, bewaar de output als screenshot of in een apart tabblad.
         
     
     
  2.  
     
     
      
       Invulprompt   Stap 2 van 3  
    Draai daarna je volledige invulprompt
     
     
     
    Gebruik je ingevulde prompt uit oefening 01, of bouw hem opnieuw in de tool hierboven. Bewaar ook die output.
         
     
     
  3.  
     
     
      
       Vergelijk   Stap 3 van 3  
    Leg beide outputs naast elkaar
     
     
     
    Lees beide regel voor regel. Welk onderdeel maakte het grootste verschil? Het doel (D), de kolom (K), of het format (O)? En wat stond er in de kale versie dat je eigenlijk niks oplevert?
         
     
     
    4.  
 
   
Deze observatie bepaalt welk onderdeel jij de rest van de Sprint extra aandacht geeft bij data-analyse.
 
Hint: Zet de twee outputs naast elkaar in een nieuw Excel-tabblad of in een Loop-pagina; dan zie je het verschil op rij-niveau in plaats van in je geheugen.
  
 
 
 
 
   
 
 
  
 
 
             Contrast  
Zie het verschil dat ROCK maakt
 
Twee prompts voor dezelfde dataset met zes maanden orderdata. Klik op Toon wat de invulprompt oplevert om de tweede kant te zien.
 
 
 
 
 
 Zonder drie-deling 
Wat valt op in deze data?


  Wat Copilot terug geeft
  Deze data bevat zes maanden aan orderinformatie over drie productlijnen. Er zijn schommelingen zichtbaar in zowel omzet als marge. Enkele maanden laten bovengemiddelde prestaties zien, terwijl andere wat achterblijven. Over het geheel genomen lijkt productlijn A stabieler dan de andere twee.



 
 
 Met drie-deling 
Analyseer deze data op top-5 uitschieters in marge-percentage. Geef als output een geordende tabel met productlijn, maand, marge-percentage en percentuele afwijking ten opzichte van het maandgemiddelde, hoogste afwijking eerst.


  Wat Copilot terug geeft
  Top-5 marge-uitschieters:

  1. Productlijn B, maart: 34,2% (+11,8pp t.o.v. gemiddelde)

  2. Productlijn C, januari: 12,1% (-9,3pp t.o.v. gemiddelde)

  3. Productlijn A, april: 28,9% (+7,1pp t.o.v. gemiddelde)

  4. Productlijn B, mei: 15,4% (-6,2pp t.o.v. gemiddelde)

  5. Productlijn C, juni: 26,7% (+5,8pp t.o.v. gemiddelde)


  Wil je een staafdiagram of een doorkijk per productlijn?



 
 
  
   
 
De dataset was identiek. Het verschil zit in de prompt, niet in Copilot.
 
 
 
 
  
 
 
 
 
             Let op  
Wat vaak misgaat
 

Twee patronen waar je makkelijk invalt; herken ze voor ze je tijd
            kosten.

 
 
      
 
 
 
 
 
  
 
 Discovery · Oefening 02 
Wat isoleer je?
 
Variabele: volledigheid van de drie prompt-onderdelen (doel / kolom / output-format)
 
Draai de oefening eerst met de standaardwaarde. Wijzig dan alleen deze variabele en draai opnieuw. Leg beide outputs naast elkaar; benoem de delta in één zin.
 
 
 Jouw principe 
Laat één onderdeel weg en Copilot vult zelf in: het antwoord verschuift van een specifieke top-N of trend naar een beleefde samenvatting. Volledige drie-deling levert een antwoord waarop je kunt handelen en doorvragen; onvolledig levert een tekst die je alsnog moet vertalen.
 
 
 
 
 
 
 
 
             Waarom dit werkt  
 
 
 
Waarom de drie-deling werkt (en 'analyseer dit' niet)
 
 
 
Copilot ziet jouw tabel, maar raadt niet welke kolom interessant is, welk patroon je zoekt, of hoe je het antwoord wil zien. Elk van de drie onderdelen sluit één aanname uit; laat er één weg, en Copilot vult het zelf in met het veiligste: een samenvatting.
 
     
  •   
     Geen doel  Copilot geeft een algemene samenvatting in plaats van een specifiek patroon 
     
  •   
     Geen kolomverwijzing  Copilot kiest zelf een kolom, vaak de verkeerde 
     
  •   
     Geen output-format  Lange narratieve tekst in plaats van een lijst of tabel die je kunt doorzetten 
     
    •  
 
Drie velden invullen kost dertig seconden. Een samenvatting vertalen naar bruikbare cijfers kost tien minuten.
 
 
  
Na twee of drie analyses met de drie-deling ga je merken dat de prompt vanzelf scherp wordt. Dat is het moment waarop je geen formules meer mist.
 
 
  
 
   
 
  
 
 
             Tips  
Tips die het verschil maken
 
 
 
  
 
Probeer: drie onderdelen, altijd. Voor elke dataprompt: doel + kolom + output-format. Laat er een weg en je krijgt een beleefde samenvatting zonder cijfers. De kleine moeite om alle drie te noemen is de hele investering.
 
 
  
 
Probeer: Ctrl+T voor je Copilot opent. Copilot in Excel werkt pas goed als je range als tabel is opgemaakt. Selecteer de range, druk Ctrl+T, bevestig. Geen lege rijen, geen gemergde cellen, duidelijke koppen. Daarna het Copilot-icoon.
 
 
  
 
Probeer: itereer in dezelfde sessie. Stel niet elke vraag opnieuw met alle context. 'Maak een staafdiagram van deze top-5' bouwt voort op de vorige analyse. Scheelt tijd, behoudt context, voorkomt dat Copilot opnieuw begint met gokken.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
  Morgen anders 
Eerstvolgende dataset: invulprompt eerst
 
Morgen ligt er een Excel-bestand op je bureau, binnengekomen per mail of eentje waarop je een beslissing moet baseren. Die pakken we zo aan:
 
     
  1.   Range selecteren, Ctrl+T, tabel. Daarna pas Copilot openen. 
  2.   Vul doel + kolom + output-format in, kopieer de prompt, plak in Copilot. 
  3.   Spot-check twee waarden tegen brondata voor je de analyse doorzet. 
    4.  
 
Bewaar de ingevulde prompt in je bibliotheek onder 'data-invulprompt'. Elke keer dat je hem hergebruikt is dertig seconden werk.
  
 
 
 
 
 
 
  
 
  
 
 
 
  Check jezelf 
 
     
  •   
  •   
  •   
  •   
    •  
 
   
 
 
 
 
 
 
  Kernboodschap 
Doel + kolom + output-format = een analyseprompt die werkt. Zonder alle drie krijg je een samenvatting in plaats van een antwoord.
 
 
 
 
 
 
  
   
 
Volgende les
 
MW-14: Vergadervoorbereiding in drie minuten
 
Van agenda + laatste notulen naar een korte brief aan jezelf met vragen die je moet stellen. Invulprompt, dezelfde structuur, ander werkpatroon.
 
   
 
 
 
 
 Inleveren 
Lever je werk in
 
Kies wat je wil inleveren voor MW-13.
 
 
 
  Rubric  
  Output  
  Reflectie  
  Morgen  
 
  
 
 
 
 
 Rubric 
Werkt het bij jou?
 
Drie korte vragen op je eigen output.