Week 3 · Fase 1: Ontdekken CONSOLIDATIE

ROCK verdiept: rapportconcept uit notities

Drie vergaderingen aan notities. Rapport moet morgen af. ROCK + een template-document = concept in twee minuten.

Tijd
10 min
Level
Level 2 🔥🔥
Wat je leert

Twee bestanden, één prompt, een concept dat al bijna klopt

Van notities naar rapport is klassiek kenniswerk-werk: een uur om de inhoud te bedenken, nog een uur om structuur, toon en formulering goed te krijgen. Copilot in Word neemt die tweede uur over als je hem twee dingen geeft: je ruwe notities én een eerder rapport als sjabloon voor structuur.

In deze les koppel je met het /-teken beide documenten aan één prompt. Copilot combineert de inhoud uit je notities met de structuur en toon uit het sjabloon. Het concept staat er; jij verifieert de feiten en schaaft. Twee minuten generatie, twintig minuten review.

Dit is ROCK verdiept: de vier velden uit mw-05 toegepast op een schrijftaak met meerdere bronbestanden. Rol blijft doelgroep; Opdracht wordt document-type plus lengte; Context wordt twee referenties; Kaders bepaalt structuur, toon en uitsluitingen.

Consolideert mw-05 (ROCK) en mw-07 (samenvatten). Hier breng je ze samen in één schrijftaak die je direct in je werk gebruikt.

Kopieer & Start

Drie startprompts

Kopieerbare ROCK-prompt voor rapportconcept 
Schrijf een concept-rapport over [onderwerp] op basis van /[vergadernotities.docx]. Gebruik /[vorig-rapport.docx] als sjabloon voor structuur en toon. Doelgroep: [doelgroep]. Maximaal [X] woorden. Structuur: samenvatting, bevindingen, aanbevelingen.
Waarom werkt dit

Twee /-references: notities (inhoud) en vorig rapport (structuur). Copilot combineert beide. Pas [onderwerp], de bestandsnamen, [doelgroep] en woordaantal aan en je hebt een herbruikbare template voor elk rapporttype.

Jacs-variant: lichtadvies 
Schrijf een concept-lichtadvies van 600 woorden op basis van /[projectnotities.docx]. Gebruik /[lichtadvies-template-2025.docx] als structuursjabloon. Doelgroep: opdrachtgever. Kaders: professioneel-uitlegkundig, gebruik UGR- en BREEAM-termen alleen waar ze in de notities staan, eindig met een concrete besliszin voor de opdrachtgever.
Waarom werkt dit

Ingevulde variant voor lichtadvies-context. Let op de kader-regel die Copilot verbiedt om normen te generaliseren; alleen UGR-waarden of BREEAM-punten die in de notities staan worden overgenomen.

Follow-up prompt: itereren vanuit concept 
Maak de samenvatting in het vorige concept 40% korter en voeg een risico-sectie toe met de top 3 projectrisico's.
Waarom werkt dit

Binnen dezelfde Copilot-sessie hoef je niet alle bronnen opnieuw te noemen. Copilot behoudt context; jij itereert gericht. Spaart typewerk en houdt het concept consistent.

Zo werkt het

Zo pak je het aan

  1. Zet beide bronbestanden op OneDrive of SharePoint (notities + template). Lokale bestanden werken niet voor Copilot-references
  2. Open Word (nieuw leeg document of het template zelf), klik op het Copilot-icoon in de ribbon
  3. In de Copilot-pane rechts: typ je prompt en gebruik / om je bronbestanden te selecteren; eerste voor notities, tweede voor het sjabloon
  4. Druk Enter. Copilot genereert het concept direct in de pane; klik Invoegen om het in je document te plaatsen
  5. Itereer met follow-up prompts in dezelfde sessie: 'Maak sectie X korter', 'Voeg risico-alinea toe', 'Schrijf de aanhef formeler'
AAN DE SLAG

Oefeningen

Pak notities van één of meerdere vergaderingen uit deze week. Plus een eerder rapport dat je als template kunt gebruiken (van jou of een collega). Geen oefenmateriaal; dit wordt je concept.

Werkblad 3 stappen
  1. Bronnen Stap 1 van 3

    Zet beide bestanden op OneDrive

    Open je notities en je template-rapport. Sla beide op in OneDrive (Bestand > Opslaan als > OneDrive). Noteer de exacte bestandsnamen; die gebruik je straks na het /-teken.
  2. Prompt Stap 2 van 3

    Schrijf de ROCK-prompt met twee references

    Gebruik de ROCK-template hierboven. Typ in de Copilot-pane en gebruik / op de plek van [vergadernotities.docx] en [vorig-rapport.docx]. Vul [onderwerp], [doelgroep] en het woordaantal in.
  3. Verifieer Stap 3 van 3

    Loop drie vragen af voor je deelt

    Vink aan wat al klopt. Elk open vinkje wijst op een feiten-check of een follow-up prompt.

Het eerste concept zet je baseline. Als je hier iteratief aanpast met follow-up prompts, zie je precies hoe je volgende keer de initiële prompt scherper zet.

Hint: Bewaar je werkende ROCK-prompt in je prompt-bibliotheek onder het rapporttype (lichtadvies, statusrapport, projectvoorstel). Volgende keer alleen bestandsnamen en onderwerp aanpassen.

Het eerste concept is nooit af. De winst van Copilot zit in het iteratief aanscherpen zonder opnieuw van nul te beginnen.

Werkblad 3 stappen
  1. Inkorten Stap 1 van 3

    Maak één sectie gerichter korter

    Typ bijvoorbeeld: 'Maak de samenvatting 40% korter', 'Halveer de aanbevelingen-sectie' of 'Strak de conclusie in tot vijf regels'. Copilot herschrijft alleen die sectie; de rest blijft.
  2. Toevoegen Stap 2 van 3

    Voeg een ontbrekende sectie toe

    Bijvoorbeeld: 'Voeg een risico-alinea toe met de top 3 projectrisico's' of 'Voeg een paragraaf over de montage-fasering toe'. Copilot plaatst de sectie op logische plek in het concept.
  3. Toon aanpassen Stap 3 van 3

    Stuur de toon bij

    Bijvoorbeeld: 'Schrijf de aanhef formeler' of 'Maak de aanbevelingen directiever, minder vrijblijvend'. Sterkste aanpassing op gevoelige klantcommunicatie.

Drie follow-ups zijn sneller dan opnieuw prompten, houden consistentie, en leren je welke tweaks écht verschil maken. Na vijf concepten weet je waar jouw defaults fout zitten.

Hint: Schrijf follow-ups <em>imperatief en gericht</em>: één verandering per prompt. Copilot doet ze stuk voor stuk beter dan vijf tegelijk.

Zie het verschil

Dezelfde taak, twee prompts

Projectnotities over een kantinerenovatie, 2 vergaderingen samengevoegd. Eerste prompt zonder template-reference; tweede mét.

Zonder template
Schrijf een rapport op basis van /projectnotities-kantinerenovatie.docx.
Wat Copilot terug geeft Projectrapport kantinerenovatie

Inleiding: het project betreft een kantinerenovatie. In de notities worden diverse onderwerpen besproken waaronder verlichting, armaturen en het budget.

Tijdens de vergaderingen kwamen onderwerpen aan bod zoals UGR-waarden, BREEAM-punten en de planning. Er werden besluiten genomen over de armatuurkeuze.

Vervolgt met algemene observaties zonder duidelijke structuur of besliszin.
Met template
Schrijf een concept-lichtadvies van 600 woorden op basis van /projectnotities-kantinerenovatie.docx. Gebruik /lichtadvies-template-2025.docx als structuursjabloon. Doelgroep: opdrachtgever. Kaders: professioneel-uitlegkundig, gebruik UGR- en BREEAM-termen alleen waar ze in de notities staan, eindig met een concrete besliszin.
Wat Copilot terug geeft Lichtadvies kantinerenovatie · concept

1. Managementsamenvatting
Deze rapportage adviseert een recessed-downlight-oplossing met meerprijs € 1.800 om UGR < 19 te halen conform de functionele eis. DIALux-simulatie ingepland week 18; akkoord gevraagd vóór 10 mei.

2. Bevindingen
• Oorspronkelijk LED-paneel 600×600 leverde UGR 21, boven de eis...
• BREEAM-punten gekoppeld aan armatuurselectie; alternatieven onderzocht...

3. Aanbeveling
Kies voor recessed downlights; alternatief is herstelmeting met aangepaste layout.

Besliszin: graag uw akkoord op de meerprijs vóór 10 mei zodat DIALux-simulatie kan starten.

De notities waren identiek. Zonder template: algemene tekst. Mét template: je huisstijl-structuur met klantbeslissing aan het eind.

Waarom dit werkt

Waarom twee bronnen beter zijn dan één

Eén bron laat Copilot de structuur zelf verzinnen. Twee bronnen leggen de structuur vast in het template, en de inhoud in de notities. Drie signalen bepalen of het concept bruikbaar is.

  • Geen template-reference Copilot kiest eigen structuur; past niet bij je huisstijl
  • Geen notities-reference Copilot verzint generieke inhoud; past niet bij je project
  • Geen kaders Copilot kan normen en bedragen generaliseren; feitelijk onbetrouwbaar

Template + notities + expliciete kaders. Drie elementen, twee minuten werk, concept dat bijna klopt.

Het eerste concept hoeft niet perfect te zijn. Het moet er zijn.
Tips

Tips die het verschil maken

Probeer: gebruik een template van een collega. Geen eerder rapport van jezelf? Vraag een collega om zijn beste exemplaar als template. Copilot erft alleen structuur en toon, niet de inhoud. Je gebruikt zijn vorm voor jouw project; niemand merkt het, iedereen profiteert.

Probeer: verwijs naar meerdere notities-documenten. Drie overleggen over hetzelfde project? Typ / drie keer, selecteer alle drie. Copilot integreert ze in één chronologisch concept in plaats van dat jij ze handmatig combineert.

Probeer: vraag een one-pager-variant voor het MT. Na je concept, typ follow-up: 'Maak een one-pager-variant van dit rapport voor het MT, max 300 woorden, alleen samenvatting + aanbeveling + beslisvraag'. Zelfde bronwerk, twee formats voor twee doelgroepen.

Let op

Wat vaak misgaat

Deze week

Bouw één werkende ROCK-template per rapporttype dat je regelmatig schrijft

Kies twee rapporttypes die je minimaal één keer per maand schrijft (lichtadvies, statusrapport, projectvoorstel, offertetekst):

  1. Verzamel per type één goede eerder-versie als structuur-template en sla op OneDrive.
  2. Schrijf voor elk type één ROCK-prompt met twee /-references ([notities] + [template]) en alle vier velden ingevuld.
  3. Bewaar beide prompts in je prompt-bibliotheek onder het rapporttype. Gebruik vanaf nu standaard; alleen notities-bestandsnaam en onderwerp hoef je te variëren.

Na twee weken heb je twee werkende rapportage-templates; elke concept-generatie kost je twee minuten plus twintig minuten review en feiten-check.

Check jezelf
Kernboodschap

ROCK + twee referenties + follow-up = een rapportconcept in twee minuten dat je normaal twee uur kost.

Volgende les
MW-13: Week 4 Fase 2: ketenen over meerdere apps
Tot nu toe: één app, één prompt. Vanaf volgende week combineer je twee apps in één workflow. Eerste stap naar Niveau 3.
Inleveren

Lever je werk in

Kies wat je wil inleveren voor MW-12.

Rubric
Output
Reflectie
Morgen
Rubric

Werkt het bij jou?

Drie korte vragen op je eigen output.