Week 8 · Fase 3: Bouwen STRETCH

Offerte: Researcher + SharePoint

Offerte schrijven kost drie uur door zoeken naar eigen volzinnen. Deze keten halveert dat.

Tijd
22 min
Level
Level 4 🔥🔥🔥🔥
Minuten
22min
Stappen
5
Bronnen (min.)
3
  • Researcher
  • SharePoint grounding
De keten

De offerte-keten in vijf stappen

Vijf stappen, drie apps. Researcher is de draft-motor; SharePoint is de kennisbank; Word is de afwerkplek. Elke stap hangt af van de vorige: scope bepaalt draft-kwaliteit, draft-evaluatie bepaalt wat je verrijkt, en de terugslag-stap bepaalt hoe goed je volgende sessie start.

  1. Stap 1 · SharePoint-scope bepalen

    Ga naar je SharePoint-offertes-bibliotheek en selecteer drie tot vijf bronnen die representatief zijn: past-offertes in hetzelfde klantsegment, de actuele productcatalogus, en de relevante methodiek-pagina. Noteer de URL's of bestandsnamen. Dit is je scope-lijst voor de Researcher-briefing in stap 2. Tip: bewaar de scope-lijst als aantekening; bij vergelijkbare offertes in de toekomst heb je hem klaar.

  2. Stap 2 · Researcher briefen met expliciete scope

    Open Copilot Chat in de Microsoft 365 Copilot-app. Kies Researcher in de agent-selector (linker navigatiepaneel). Plak prompt 1 (hieronder) met de klantintake ingevuld plus de vier bronnen uit stap 1. Researcher werkt vijf tot tien minuten en levert een concept-offerte met citations per sectie. Exporteer het concept als Word-document of bewaar als Copilot Page.

  3. Bekijk screenshots Researcher-mode openen in de navigatie
    1. Kies Researcher in de agent-selector. De langere prompt-balk opent; dat is deep-research-modus.
    Microsoft 365 Copilot-blog: Researcher overview

  4. Stap 3 · Draft evalueren per sectie op citation-soort

    Lees de Researcher-draft sectie voor sectie. Markeer elke bullet op citation-soort: (1) SharePoint-citation: mag blijven staan, past bij huisstijl; (2) web-citation: check of de bron klopt voor deze klant en actueel is; (3) geen citation, verklarende tekst: generieke LLM-taal, markeer voor herschrijving. Tel de verhouding per sectie. Aanpak-sectie hoort SharePoint-citation te hebben; managementsamenvatting mag web-neutraal zijn.

  5. Stap 4 · Iteratief verrijken in dezelfde sessie

    Voor elke sectie die te generiek is: plak prompt 2 (hieronder) als follow-up in dezelfde Researcher-sessie. Researcher onthoudt de context binnen de sessie; je hoeft niet opnieuw te beginnen. Voeg een extra bron toe, specificeer welke sectie verrijkt moet worden. Herhaal voor maximaal twee à drie secties. Drie iteratieve verrijkingen kost tien minuten, een from-scratch herschrijving een half uur.

  6. Stap 5 · Afronding in Word plus terugslag naar SharePoint

    Neem de verrijkte draft over in een nieuw Word-document op basis van je offerte-template. Open Copilot in Word (prompt 3 hieronder). Na review: sla de definitieve offerte op in /Offertes-Bibliotheek/[jaar]/[klantnaam]-offerte-[datum]-[status].docx. De terugslag-stap is het sluitstuk: zonder opslag leert de kennisbank niet mee; mét opslag wordt de volgende sessie automatisch beter.

  7. Bekijk screenshots Researcher-draft exporteren naar Word
    1. Klik 'Export to Word' bovenaan het Researcher-rapport. De citaten blijven als voetnoten behouden.

De citation-evaluatie in stap 3 is het leerpunt van niveau 4. Wie de Researcher-draft zonder controle kopieert naar Word, mist het verschil tussen huisstijl-conforme bullets en generieke LLM-taal. De bron-evaluatie is wat de offerte klantspecifiek maakt.

Prompts per stap

De prompts in de keten

Elke stap in de keten heeft zijn eigen prompt. De output van de ene wordt de context van de volgende.

Stap 2 : Researcher briefen met expliciete SharePoint-scope 
Ik werk aan een offerte voor [klantnaam, sector, grootte organisatie]. Hun vraag: [samenvatting RFP of intake in drie tot vier zinnen]. Baseer je concept op de volgende bronnen: past-offerte [URL of bestandsnaam 1], past-offerte [URL of bestandsnaam 2], productcatalogus [URL], methodiek-pagina [URL]. Structuur: managementsamenvatting, begrip van de vraag, aanpak in drie fasen, team-opzet, planning en investering, referenties. Per sectie: citation link naar de bron waar de inhoud vandaan komt. Taalniveau: zakelijk, geen superlatieven, geen 'passie-voor-kwaliteit' framings. Maximaal twee pagina tekst.
Waarom werkt dit

Deze prompt geeft Researcher expliciete scope (vier concrete bronnen) in plaats van 'gebruik onze SharePoint'. De sectiestructuur komt uit jouw standaard offerte-opzet; de citation-per-sectie maakt de output evaluable. De tone-instructie weert LLM-verkoperstaal die niet past bij zakelijke offertes.

Stap 4 : Iteratieve verrijking in dezelfde sessie 
De sectie [sectienaam] leunt nu te veel op generieke taal zonder citation. Herschrijf die sectie op basis van deze extra bron: [URL of bestandsnaam]. Behoud de rest van de draft. Per bullet: concrete verwijzing naar wat uit de bron komt. Als een claim niet in de bron staat maar ik wel wil dat het erin blijft, markeer die bullet met [KLANT-SPECIFIEK INVULLEN] zodat ik het handmatig aanvul.
Waarom werkt dit

In plaats van een nieuwe Researcher-sessie te starten gebruik je follow-up-prompts in dezelfde sessie: goedkoper, sneller, context blijft behouden. De [KLANT-SPECIFIEK INVULLEN] marker maakt expliciet wat Researcher niet kan beantwoorden zonder zelf te verzinnen, zodat jij weet waar je nog bij moet.

Stap 5 : Afronding in Word plus terugslag naar SharePoint 
Neem de draft over in een nieuw Word-document op basis van onze offerte-template. Open Copilot in Word, vraag: 'Verwerk deze sectie in het huisstijl-sjabloon met onze standaard opmaak. Behoud alle citation-links als eindnoten. Voeg de klantgegevens in de header toe.' Na review: opslaan onder /Offertes-Bibliotheek/[jaar]/[klantnaam]-offerte-[datum]-[status].docx, zodat Researcher hem vindt bij de volgende scope-sessie.
Waarom werkt dit

Word is de afwerkplek, niet de schrijfplek. Copilot in Word verwerkt de draft in jouw sjabloon zonder dat je handmatig copy-paste doet. De opslag-structuur met klantnaam plus datum plus status maakt de offerte vindbaar voor zowel Researcher als collega's; zonder structuur verliest de kennisbank waarde naarmate hij groeit.

AAN DE SLAG

Voer de offerte-keten uit

Jouw klantintake · 22 minuten · klant-ready offerte-draft

Discovery · Oefening 01

Wat isoleer je?

Variabele: scope

Draai de oefening eerst met de standaardwaarde. Wijzig dan alleen deze variabele en draai opnieuw. Leg beide outputs naast elkaar; benoem de delta in één zin.

Jouw principe
De scope van je bronnen-selectie bepaalt direct de citation-kwaliteit van de draft. Smal plus relevant slaat breed plus generiek op alle niveaus: minder bronnen per prompt levert specifiekere output, niet minder.

Pak een klantintake of RFP die je toch binnenkort moet verwerken. Voer stap 1 tot en met 4 uit: scope kiezen, Researcher briefen, draft evalueren per sectie, een iteratieve verrijking doen op de zwakste sectie. Meet totale tijd en vergelijk met hoe lang je er normaal over doet.

Werkblad 4 stappen
  1. Scope Stap 1 van 4

    Drie tot vijf concrete bronnen selecteren

    Ga naar je SharePoint-offertes-bibliotheek. Selecteer past-offertes in hetzelfde klantsegment als de intake die je hebt, de actuele productcatalogus, en een relevante methodiek-pagina. Noteer de URL's of bestandsnamen van elk. Controleer: zijn de geselecteerde past-offertes echt representatief qua scope en klantsegment?
  2. Researcher Stap 2 van 4

    Briefen met scope plus klantintake

    Open Copilot Chat, kies Researcher in de agent-selector. Plak prompt 1 met de klantintake samengevat in drie tot vier zinnen plus de vier bronnen uit stap 1. Wacht vijf tot tien minuten. Exporteer het concept als Word-document of bewaar als Copilot Page.
  3. Evaluatie Stap 3 van 4

    Draft markeren op citation-soort

    Lees de draft sectie voor sectie. Markeer elke bullet: (1) SharePoint-citation: mag blijven; (2) web-citation: bron checken; (3) geen citation: generieke LLM-taal, herschrijven of verrijken. Tel de verhouding per sectie. Identificeer de zwakste sectie voor stap 4.
  4. Verrijking Stap 4 van 4

    Zwakste sectie iteratief verrijken

    Plak prompt 2 als follow-up in dezelfde Researcher-sessie. Voeg een extra bron toe die specifiek relevant is voor de zwakste sectie. Wacht op de herschreven sectie. Controleer: zijn er nu meer SharePoint-citations in die sectie? Is de generieke taal vervangen door huisstijl-conforme bullets?

Hint: Als Researcher in de eerste draft weinig SharePoint-citations geeft en veel generieke taal, ligt dat meestal aan te brede scope. Beperk tot drie heel relevante bronnen en prompt opnieuw; de citation-kwaliteit verbetert vaak direct.

Varianten

Dezelfde keten, andere situatie

Dezelfde ketenstappen, andere context of branche. Elke variant laat zien hoe je het recept aanpast zonder de structuur te verliezen.

Voor tenders met meerdere sub-experts

Ik coordineer een tender voor [klant]. Baseer je op deze bronnen: tender-bibliotheek [URL map], methodiek-documenten [URL map], eerdere tenders in dit segment [drie URLs]. Genereer een integrated concept met de volgende secties: [lijst secties]. Per sectie: citation links plus een markering welke sectie verdieping van een specifieke expert vraagt (technisch, financieel, juridisch). Geef per expert-sectie een lijst van vragen die beantwoord moeten worden, zodat de expert weet wat te leveren.

Scroll door de Researcher-draft uit oefening 1. Markeer per sectie welk soort citation domineert: SharePoint, web, of geen citation. Tel de verhouding. Noteer: welk soort citation verwacht je in welke sectie, en waar klopt de verhouding niet?

Werkblad 2 stappen
  1. Audit Stap 1 van 2

    Per sectie de dominante citation-soort bepalen

    Loop de draft-secties langs. Schrijf per sectie op: hoeveel bullets hebben een SharePoint-citation, hoeveel een web-citation, hoeveel geen citation. Verwacht patroon: managementsamenvatting mag web-neutraal zijn; aanpak-sectie hoort SharePoint-citation te hebben (jullie methodiek); referenties-sectie moet SharePoint-citation hebben (echte cases).
  2. Conclusie Stap 2 van 2

    Bepalen wat je doet met de generieke secties

    Noteer per sectie met te veel generieke LLM-taal: welke extra bron zou je kunnen toevoegen om dit te verbeteren? Is die bron beschikbaar in je SharePoint? Zo niet: is het handmatig herschrijven sneller dan een extra Researcher-iteratie? Maak de keuze bewust; niet elke sectie hoeft een Researcher-iteratie.

Hint: Managementsamenvatting mag gerust web-neutraal zijn (algemene markt-taal). Aanpak-sectie hoort SharePoint-citation te hebben (jullie methodiek). Referenties-sectie moet SharePoint-citation hebben (echte cases). Ontbreekt die verhouding, dan is je scope te breed of mis je de relevante bronnen.

Wat je leert

Vijf stappen van briefing naar klant-ready offerte

Offertes zijn zelden fundamenteel nieuw: je organisatie heeft de methodiek, de productbeschrijvingen en de toon al twintig keer opgeschreven. Het probleem is terugvinden, niet opnieuw schrijven. Deze keten lost dat op.

Stap 1 is de SharePoint-scope bepalen: drie tot vijf concrete bronnen aanwijzen die representatief zijn voor dit klantsegment. Stap 2 is Researcher briefen met die expliciete scope plus de klantintake. Stap 3 is de draft per sectie evalueren op citation-soort: SharePoint-citation, web-citation, of generieke LLM-taal zonder citation.

Stap 4 is iteratief verrijken in dezelfde Researcher-sessie: een zwakke sectie versterken door een extra bron toe te voegen via follow-up-prompt. Stap 5 is afronding in Word plus terugslag naar SharePoint, zodat de nieuwe offerte de kennisbank verrijkt voor de volgende sessie.

Waarom dit werkt

Waarom expliciete scope meer oplevert dan open zoekopdracht

Researcher kan je hele SharePoint doorzoeken, maar de meerwaarde ontstaat pas als je bewust scope-t: welke past-offertes zijn representatief, welke productdocumenten gelden vandaag, welke klantcontext is relevant. Zonder scope-discipline levert Researcher brede taal die klinkt als elke andere offerte.

  • Drie tot vijf concrete bronnen als expliciete scope Researcher leest die bronnen dieper dan brede zoekopdrachten en geeft betere citations; zeven goed gekozen bronnen presteren beter dan de hele offertes-map van vijfhonderd documenten
  • Citation-soort evaluatie per sectie Je weet precies wat huisstijl-conform is, wat geverifieerd moet worden, en wat herschreven moet worden; geen blinde copy-paste meer
  • Follow-up-prompts in dezelfde Researcher-sessie Context blijft behouden; iteratieve verrijking kost tien minuten in plaats van een half uur from-scratch herschrijven
  • Definitieve offerte opslaan in SharePoint met beschrijvende naam Kennisbank leert mee; de volgende offerte-sessie start automatisch beter omdat deze offerte als relevante bron vindbaar is

Tweeëntwintig minuten voor de keten, herhaalbaar bij elke volgende offerte. Zonder scope-discipline voelt elke offerte als nieuw werk; mét scope-discipline bouw je een kennisbank die voor je werkt.

Jouw eerdere offertes zijn de beste training voor je volgende. Researcher maakt ze vindbaar; jij maakt ze bruikbaar door expliciet te scope-en.

Expliciete SharePoint-scope plus kritische bron-evaluatie plus iteratieve verrijking levert offerte in een uur; stuur bij tot elke sectie een herkomst heeft.

Tips

Tips die het verschil maken

Probeer: scope expliciet maken bespaart een review-ronde. Zeg niet 'gebruik onze SharePoint', maar wijs drie tot vijf concrete bronnen aan. Voorbeeld: 'Baseer op deze drie past-offertes plus deze productcatalogus plus deze methodiek-pagina'. Verwijs met URL of met bestandsnaam. Met zeven goed gekozen bronnen kom je verder dan met de hele offertes-map die vijfhonderd documenten bevat.

Probeer: citation-soort als lens voor herschrijf-prioriteit. Na de Researcher-draft: scan elke sectie op citations. Citation naar SharePoint-document = mag blijven staan. Citation naar openbare website = check actualiteit. Geen citation, maar verklarende tekst = generieke LLM-taal, herschrijf in jouw toon. Drie soorten naast elkaar in één sectie valt onaf over.

Probeer: iteratief verrijken is goedkoper dan from-scratch. Als de eerste draft een sectie mist of generiek is: voeg een extra bron toe in een follow-up prompt in dezelfde Researcher-sessie. Researcher onthoudt de context; je hoeft niet opnieuw te beginnen. Drie iteratieve verrijkingen kost tien minuten, een from-scratch herschrijving een half uur.

Probeer: sluit de keten door de offerte als referentie op te slaan. De definitieve offerte is jouw beste training voor de volgende. Sla hem op in de offertes-map met een beschrijvende bestandsnaam (segment, datum, status). Zonder terugslag-stap leert alleen jijzelf; mét terugslag leert je kennisbank mee en wordt de volgende sessie automatisch sneller.

Let op

Wat vaak misgaat in de keten

Morgen anders

Scope bij je eerstvolgende offerte drie tot vijf concrete SharePoint-bronnen voor je Researcher opent

Volgende offerte of RFP: niet 'gebruik onze SharePoint' als scope, maar een expliciete bronnenlijst. De keten:

  1. Bewaar de scope-lijst als template: drie tot vijf concrete bronnen voor dit klantsegment. De volgende offerte in hetzelfde segment hergebruikt de lijst, kost je de helft van de tijd.
  2. Sluit met terugslag: definitieve offerte opslaan in /Offertes-Bibliotheek/[jaar]/[klantnaam]-offerte-[datum]-[status].docx. Zonder terugslag leert alleen jijzelf; mét terugslag groeit de kennisbank.

Evalueer elke sectie op citation-soort voor je kopieert naar Word.

Check jezelf
Kernboodschap

Expliciete SharePoint-scope plus kritische bron-evaluatie plus iteratieve verrijking levert offerte in een uur; accepteer eerste draft niet, stuur bij tot elke sectie een herkomst heeft.

Volgende les
MW-33: Projectcoordinatie: Planner plus Teams plus Copilot Chat
Een nieuw project opstarten kost je meestal een halve ochtend handmatige Planner-taken. Deze klikflow maakt er een kwartier van, zonder dat je grip verliest op wie wat doet.
Inleveren

Lever je werk in

Kies wat je wil inleveren voor MW-32.

Rubric
Output
Reflectie
Morgen
Rubric

Werkt het bij jou?

Drie korte vragen op je eigen output.