Maak een goede prompt opnieuw bruikbaar
Dit is de situatie: Een prompt voor een kwartaalrapportage werkte vorige keer goed. Je wilt hem opnieuw gebruiken voor een ander team en een nieuwe periode. Je hebt de oude prompt bewaard, samen met de naam van het toen gebruikte bestand.
Wat je leert: Je maakt van een geslaagde prompt een sjabloon met invulplekken. Vóór je hem hergebruikt, controleer je welke gegevens bij de nieuwe taak horen.
Je opdracht bij deze situatie
Welke onderdelen moeten nu een andere waarde krijgen, en wat moet je controleren voordat je iets laat staan?
Lees het materiaal hieronder, voorspel wat er verandert en bekijk daarna de uitkomsten.
Wat je moet weten
Een prompt is de opdracht die je aan Copilot geeft. Als een prompt goed werkt, kun je de tekst bewaren en later aanpassen. Copilot Prompt Gallery biedt daar mogelijkheden voor. Je kunt een prompt ook in een eigen, toegestane notitie bewaren.
Een sjabloon is een prompt met een paar open invulplekken. Zo gebruik je dezelfde opzet steeds opnieuw en vul je alleen die plekken in. Een invulplek schrijf je tussen vierkante haken, bijvoorbeeld [PERIODE]. Vóór je de prompt verstuurt, zet je op die plek de gegevens van deze keer.
- Waar
- Copilot Chat
- Wat
- Een prompt bewaren en aanpassen voor hergebruik
- Begin hier
- Open een eerder gebruikte prompt in Copilot Chat of je eigen promptnotitie. In Copilot Prompt Gallery kun je opgeslagen prompts terugvinden en aanpassen.
Zo doe je dit later in Microsoft 365 Copilot zelf
- Doe dit
- Vervang wisselende gegevens door herkenbare invulplekken en vul die bij ieder gebruik opnieuw in.
- Wat je terugkrijgt
- Copilot verwerkt de prompt die je nu verstuurt. Een opgeslagen prompt controleert jouw nieuwe gegevens niet vanzelf.
- Zo zie je dat het goed is
- De prompt noemt het juiste team, de juiste periode en het bedoelde bronbestand; je hebt ook het rapportagekader gecontroleerd.
- Toegang
- De oefening werkt zonder Copilot. Voor eigen gebruik heb je Copilot en de gebruikte bestanden nodig.
Je oefent op deze pagina met fictief materiaal. Copilot blijft dicht. De getoonde antwoorden zijn voorbeelden die we voor deze oefening hebben gemaakt.
De casus
Materiaal uit de casus
De aanvraag voor deze keer
Maak de rapportage voor team Planning over juli tot en met september. Het bronbestand voor deze keer heet Voortgang Planning Q3.
Rapportagekader versie 2 geldt nog.
Wat er verandert
- Het team
-
Voorbeeld van een prompt (verzonnen)
Maak een kwartaalrapportage voor [TEAM].
Het team verandert deze keer van Service naar Planning. Door [TEAM] te gebruiken maak je zichtbaar dat je dit gegeven opnieuw moet invullen. Een teamnaam is geen vast onderdeel van de werkwijze.
- De periode
-
Voorbeeld van een prompt (verzonnen)
Maak een kwartaalrapportage voor [TEAM] over [PERIODE].
De nieuwe rapportage gaat over juli tot en met september. Een aangepaste teamnaam met de oude periode is nog steeds een verkeerde prompt. Controleer ook of de periode overeenkomt met de inhoud van je bron.
- Het bronbestand
-
Voorbeeld van een prompt (verzonnen)
Gebruik [BRONBESTAND]. Controleer of het verslag over [TEAM] en [PERIODE] gaat.
Kies voor deze taak Voortgang Planning Q3. Alleen de tekst van de bestandsnaam aanpassen bewijst nog niet dat het goede bestand gekoppeld is. Open of controleer de daadwerkelijke verwijzing.
De invulplek vraagt jou het actuele bestand te kiezen. Controleer bij hergebruik zelf uit welk bestand het antwoord zijn gegevens haalt en open die bron.
- Het rapportagekader
-
Voorbeeld van een prompt (verzonnen)
Volg rapportagekader versie 2: resultaten, knelpunten en volgende acties.
Deze afspraak mag nu blijven: de nieuwe aanvraag bevestigt versie 2. Dat maakt het kader herbruikbaar voor deze ronde. Het is geen reden om het voortaan zonder controle te laten staan.
Als het kader later wijzigt, pas je het sjabloon aan of maak je ook hiervoor een invulplek. Wat hetzelfde blijft, bepaal je op basis van de huidige taak.
Hergebruik de aanpak die nog klopt. Maak wisselende gegevens zichtbaar en controleer de afspraken die je laat staan. Zo voorkom je dat een goed oud resultaat een ongeschikte nieuwe prompt verbergt.
Een sjabloon neemt het opnieuw formuleren deels over. Het kiezen en controleren van actuele gegevens blijft onderdeel van jouw werk.
De andere optie
Maak je prompt herbruikbaar
De videospeler laadt. De tekst blijft beschikbaar.
Lees wat de film laat zien
- Deze prompt gaf vorige week een goed antwoord, voor de projectgroep. Nu komt er een nieuwe taak, voor het managementteam.
- In beeld: Werkte vorige week · Vat dit document samen voor de projectgroep. · Focus op: kosten en planning. · Laat de bijlagen weg. · Maximaal 5 bullets. · NIEUWE TAAK · VOORBEELD · Voor het managementteam · Focus: risico’s en besluiten · Zonder technische details
- Welke woorden horen alleen bij de vorige taak? Denk eerst zelf na. Daarna gaat de film verder.
- In beeld: DENK EERST NA · Welke woorden horen alleen bij de vorige taak?
- De doelgroep, de focus en wat je weglaat. Die wisselen per taak, dus maak je er invulplekken van. De rest van de prompt blijft staan: wat Copilot moet doen en in welke vorm.
- In beeld: Vat dit document samen voor [doelgroep]. · Focus op: [2-3 focuspunten]. · Laat [wat je niet wilt] weg. · Maximaal 5 bullets.
- Een sjabloon is een prompt met een paar open invulplekken. Zo gebruik je dezelfde opzet steeds opnieuw en vul je alleen die plekken in.
- In beeld: SJABLOON · Een sjabloon is een prompt met een paar open invulplekken. Zo gebruik je dezelfde opzet steeds opnieuw en vul je alleen die plekken in.
- Bij de nieuwe taak vul je die plekken opnieuw in, één voor één. Deze keer is dat het managementteam, met de focus op risico’s en besluiten, zonder de technische details.
- In beeld: Sjabloon · Vat dit document samen voor het managementteam. · Focus op: risico’s en besluiten. · Laat de technische details weg. · Maximaal 5 bullets.
- Een opgeslagen prompt controleert jouw nieuwe gegevens niet vanzelf. Kijk dus elke plek na, en ook de afspraak die blijft staan.
- In beeld: CONTROLEER · Een opgeslagen prompt controleert jouw nieuwe gegevens niet vanzelf. · Ingevuld voor de nieuwe taak
- Verstuur de prompt en lees het antwoord. Is het antwoord goed? Bewaar de prompt dan met Prompt opslaan.
- In beeld: Vat dit document samen voor het managementteam. Focus op: risico’s en besluiten. Laat de technische details weg. Maximaal 5 bullets. · Prompt opslaan
- Klik onder het invoervak, na de promptsuggesties, op de drie puntjes. In Prompt Lab staat de prompt nu onder Jouw opgeslagen prompts. Pas als je hem daar terugvindt, is hij echt bewaard.
- In beeld: Prompt Lab · Jouw opgeslagen prompts
- Zet in je eigen kopie wat wisselt tussen blokhaken. Dan heb je allebei: de ingevulde prompt en het sjabloon.
- In beeld: Prompt Lab · Jouw opgeslagen prompts · Ingevuld voor de nieuwe taak · JOUW EIGEN KOPIE · De versie die je inlevert · Sjabloon · Vat dit document samen voor [doelgroep]. · Focus op: [2-3 focuspunten]. · Laat [wat je niet wilt] weg. · Maximaal 5 bullets.
- Neem nu een prompt uit je eigen werk, eentje die je vaker gebruikt. Doe daar hetzelfde, en laat de vaste opzet staan. Kan een collega hem daarna zonder jouw uitleg gebruiken?
- In beeld: Jouw prompt · Zet wat wisselt tussen [blokhaken] · Kan een collega de prompt zonder jouw uitleg gebruiken?
Wat je hieraan hebt
Je behoudt een bruikbare aanpak en voorkomt dat ongemerkt gegevens van de vorige rapportage meegaan.
Je kunt de rapportage opnieuw op dezelfde manier opbouwen, terwijl team, periode en bron aansluiten op de nieuwe aanvraag.
Controleer zelf
Lees de ingevulde prompt naast de nieuwe aanvraag. Kloppen team, periode, bronbestand en rapportagekader? Staat er nergens nog een lege plek?
In je eigen werk
Neem een bewaarde prompt die je vaker wilt gebruiken. Markeer de onderdelen die bij de vorige taak hoorden. Vervang die door duidelijke invulplekken, zoals [TEAM], [PERIODE] en [BRONBESTAND].
Gebruik alleen werkgegevens die je organisatie hiervoor heeft toegestaan. Vul het sjabloon één keer in voor een andere taak, als proef. Kijk bij iedere invulplek of het gegeven bij die nieuwe taak hoort.
Na afronding komen er 5 punten bij je totaal.