Waarom gaf je geplande prompt geen weekoverzicht?
Dit is de situatie: Je wilt aan het einde van elke werkweek een overzicht van de besluiten en actiepunten uit je vergaderingen van die week. Met dat overzicht volg je de open actiepunten op. Daarom plan je in Copilot Chat een prompt die elke vrijdag om 08.00 uur draait. De eerste vrijdag open je het antwoord. Er staat iets anders in dan je verwachtte.
Wat je leert: Je weet waar je op let bij een woord als ‘vandaag’ in een prompt die Copilot later voor je uitvoert.
Je opdracht bij deze situatie
Kies hoe je de geplande prompt aanpast, zodat je het overzicht van de vergaderingen van je week krijgt.
Lees het materiaal hieronder en kies daarna één antwoord.
Wat je moet weten
Copilot Chat is een gesprek waarin je in gewone zinnen een vraag of opdracht typt. Zo'n opdracht heet een prompt. Een prompt die je vaker nodig hebt, kun je laten plannen. Je kiest dan een tijdstip en hoe vaak Copilot de prompt uitvoert, bijvoorbeeld elke vrijdag om 08.00 uur.
Op dat tijdstip voert Copilot de prompt automatisch uit, ook als jij er niet bij bent. Het antwoord staat daarna in je lijst met chats, vetgedrukt en met een pictogram ervoor. Microsoft geeft als voorbeeld een prompt die elke ochtend je vergaderingen samenvat.
- Waar
- Copilot Chat
- Wat
- Een geplande prompt
- Begin hier
- Verstuur je prompt in Copilot Chat, zet de muisaanwijzer op de prompt en kies 'Deze prompt plannen'.
Zo doe je dit later in Microsoft 365 Copilot zelf
- Doe dit
- Kies het tijdstip en hoe vaak de prompt draait.
- Toegang
- Voor deze oefening heb je geen Copilot nodig. Voor geplande prompts in je eigen werk is een Microsoft Copilot-licentie nodig.
Je oefent op deze pagina met fictief materiaal en Copilot blijft dicht.
De casus
Hieronder staan je geplande prompt, je agenda van deze week en het antwoord dat Copilot op vrijdag om 08.00 uur gaf.
Materiaal uit de casus
Je geplande prompt
Gegevens uit de bron
- Prompt
- Vat de besluiten en actiepunten uit mijn vergaderingen van vandaag samen.
- Planning
- Elke vrijdag om 08.00 uur
Materiaal uit de casus
Je agenda van deze week
Gegevens uit de bron
- Maandag
- Teamoverleg, 09.00 uur
- Dinsdag
- Gesprek met een leverancier, 14.00 uur
- Donderdag
- Projectoverleg, 11.00 uur
- Vrijdag
- Afdelingsoverleg, 10.00 uur
Materiaal uit de casus
Antwoord van Copilot, vrijdag 08.00 uur
Je hebt vandaag nog geen vergaderingen gehad. Om 10.00 uur staat het afdelingsoverleg in je agenda. Daar zijn nog geen besluiten of actiepunten van.
Dit betekent je keuze
Je koos: Laat de prompt gelijk en zet de planning op vrijdag 17.00 uur
Om 17.00 uur is het afdelingsoverleg van vrijdag voorbij. ‘Vandaag’ is dan nog steeds vrijdag, dus de prompt vraagt alleen om dat ene overleg. De vergaderingen van maandag tot en met donderdag vallen erbuiten. Je krijgt elke vrijdagmiddag een overzicht van één dag in plaats van een weekoverzicht. Dat past wel als je juist de vergaderingen van die dag wilt nalezen.
Je koos: Laat de planning gelijk en noem in de prompt de dagen die je wilt
De prompt vroeg om de vergaderingen ‘van vandaag’, en op vrijdag om 08.00 uur zijn dat er nog geen. Vervang je ‘van vandaag’ door ‘van maandag tot en met donderdag’, dan past de prompt bij het moment waarop hij draait. Die vergaderingen zijn om 08.00 uur al geweest, en precies die vraagt de prompt nu op. Je krijgt op vrijdagochtend het overzicht van de besluiten en actiepunten van je week. Alleen het afdelingsoverleg van vrijdag zelf valt erbuiten, omdat het om 08.00 uur nog moet beginnen.
Je koos: Laat de planning gelijk en vraag in de prompt om al je vergaderingen
Met ‘al je vergaderingen’ verdwijnt ‘vandaag’ uit de prompt, en dat lijkt de oplossing. Maar nu staat er geen periode meer in. Copilot moet dan zelf kiezen welke vergaderingen het meeneemt. Dat kunnen die van deze week zijn, maar ook die van een langere periode of overleggen die nog moeten komen. Het overzicht kan daardoor besluiten van weken geleden bevatten, of overleggen waarin nog niets besloten is. Een tijdwoord weghalen is dus niet genoeg. Noem de periode die je bedoelt.
De andere opties
- Laat de prompt gelijk en zet de planning op vrijdag 17.00 uur
- Om 17.00 uur is het afdelingsoverleg van vrijdag voorbij. ‘Vandaag’ is dan nog steeds vrijdag, dus de prompt vraagt alleen om dat ene overleg. De vergaderingen van maandag tot en met donderdag vallen erbuiten. Je krijgt elke vrijdagmiddag een overzicht van één dag in plaats van een weekoverzicht. Dat past wel als je juist de vergaderingen van die dag wilt nalezen.
- Laat de planning gelijk en noem in de prompt de dagen die je wilt
- De prompt vroeg om de vergaderingen ‘van vandaag’, en op vrijdag om 08.00 uur zijn dat er nog geen. Vervang je ‘van vandaag’ door ‘van maandag tot en met donderdag’, dan past de prompt bij het moment waarop hij draait. Die vergaderingen zijn om 08.00 uur al geweest, en precies die vraagt de prompt nu op. Je krijgt op vrijdagochtend het overzicht van de besluiten en actiepunten van je week. Alleen het afdelingsoverleg van vrijdag zelf valt erbuiten, omdat het om 08.00 uur nog moet beginnen.
- Laat de planning gelijk en vraag in de prompt om al je vergaderingen
- Met ‘al je vergaderingen’ verdwijnt ‘vandaag’ uit de prompt, en dat lijkt de oplossing. Maar nu staat er geen periode meer in. Copilot moet dan zelf kiezen welke vergaderingen het meeneemt. Dat kunnen die van deze week zijn, maar ook die van een langere periode of overleggen die nog moeten komen. Het overzicht kan daardoor besluiten van weken geleden bevatten, of overleggen waarin nog niets besloten is. Een tijdwoord weghalen is dus niet genoeg. Noem de periode die je bedoelt.
Zo plan je een prompt in Copilot Chat
De film hieronder laat zien hoe je een prompt inplant, zodat Copilot hem op een vast tijdstip voor je uitvoert.
Tekstversie van de video
COPILOT CHAT · Plan een prompt die vanzelf terugkomt. · Elke vrijdag · 08:00
JE PROMPT · Typ de prompt die je vaker nodig hebt. · Vat de besluiten en actiepunten uit mijn vergaderingen van maandag tot en met donderdag samen.
VERSTUREN · Verstuur de prompt.
PLANNEN · Zet de muisaanwijzer op de prompt en kies 'Deze prompt plannen'.
WANNEER EN HOE VAAK · Kies wanneer en hoe vaak de prompt draait. · Bijvoorbeeld elke vrijdag om 08.00 uur. · 08.00 uur · Elke vrijdag · Opslaan
OPSLAAN · Kies 'Opslaan'. · Op dat tijdstip voert Copilot de prompt automatisch uit, ook als jij er niet bij bent. · Elke vrijdag · 08:00
HET ANTWOORD · Het antwoord staat daarna in je lijst met chats, vetgedrukt en met een pictogram ervoor. · Chats
Zet bij je volgende geplande prompt elk tijdwoord naast het tijdstip waarop de prompt draait.
Voor
Antwoord op de prompt met ‘van vandaag’, vrijdag 08.00 uur: Je hebt vandaag nog geen vergaderingen gehad. Om 10.00 uur staat het afdelingsoverleg in je agenda.
Na
Antwoord op de prompt met ‘van maandag tot en met donderdag’, vrijdag 08.00 uur: Maandag is in het teamoverleg de vakantieplanning vastgesteld. Dinsdag is met de leverancier een nieuwe levertermijn afgesproken. Donderdag zijn in het projectoverleg drie actiepunten verdeeld.
Wat je hieraan hebt
Een geplande prompt draait op het tijdstip dat jij kiest. Woorden als ‘vandaag’, ‘gisteren’ of ‘deze week’ gaan in dit voorbeeld over dat moment, en niet over het moment waarop je de prompt schreef. Daarom kies je het tijdwoord en het tijdstip samen.
Op vrijdagochtend staat zo het overzicht van maandag tot en met donderdag klaar waarvoor je de prompt had ingepland.
In je eigen werk
Lees bij je volgende geplande prompt elk tijdwoord (een woord als ‘vandaag’, ‘gisteren’ of ‘deze week’) en zet er het tijdstip naast waarop de prompt draait. Bepaal welke vergaderingen, mails of berichten er op dat moment al zijn. Test de prompt daarna bij 'Geplande prompts' met 'Nu uitvoeren'. Let er dan op dat ‘vandaag’ waarschijnlijk over de dag van de test gaat en niet over de geplande dag.
Bij 'Geplande prompts' pas je met 'Planning bewerken' het tijdstip aan. Of je de tekst van de prompt ook direct kunt bewerken, hebben we niet kunnen vaststellen. Deze route werkt wel: verstuur de nieuwe tekst in Copilot Chat en plan die in. Verwijder daarna de oude prompt, zodat er geen twee overzichten naast elkaar draaien. Vraag in een geplande prompt alleen om gegevens die je mag verwerken.
Na afronding komen er 5 punten bij je totaal.