Wat laat Copilot weg als je om korter vraagt?
Dit is de situatie: Je schrijft in Word een projectupdate voor het managementteam. Het managementteam leest die update om te zien of het project op schema ligt, en waar het nog iets moet doen. Eén alinea is te lang, en je vraagt Copilot hem korter te maken. De vraag is wat er van die alinea overblijft.
Wat je leert: Je weet wat Copilot in Word doet als je een alinea laat inkorten, en je bepaalt hoe je de opdracht formuleert.
Je opdracht bij deze situatie
Voorspel bij elke opdracht welke zin uit de alinea in de kortere versie blijft staan.
Lees het materiaal hieronder, voorspel wat er verandert en bekijk daarna de uitkomsten.
Wat je moet weten
Copilot in Word helpt je een tekst te verbeteren die al in je document staat. Je selecteert een alinea en vraagt Copilot die te herschrijven. Dat kan met een vaste optie in het Copilot-menu naast je tekst, of met een eigen opdracht in gewone zinnen, zoals ‘Maak deze alinea korter’.
Copilot laat daarna een nieuwe versie zien. Jij kiest of je die gebruikt in plaats van je eigen tekst, of dat je het opnieuw laat proberen. Je eigen tekst verandert pas als jij de nieuwe versie overneemt.
- Waar
- Copilot in Word
- Wat
- Een alinea laten inkorten
- Begin hier
- Selecteer de alinea in je document en kies het Copilot-pictogram in de linkermarge naast je tekst.
Zo doe je dit later in Word zelf
- Doe dit
- Geef Copilot je opdracht voor de alinea en lees daarna de nieuwe versie naast je eigen tekst.
- Toegang
- Voor deze oefening heb je geen Copilot nodig. In je eigen werk gebruik je Copilot in Word met de toegang die je organisatie je geeft.
Je oefent op deze pagina met fictief materiaal en Copilot blijft dicht.
De casus
Dit is de alinea die je wilt inkorten. Hij telt vijf zinnen.
Materiaal uit de casus
Alinea uit je projectupdate
De nieuwe planningssoftware is op drie van de vier locaties geïnstalleerd. De medewerkers op die locaties hebben de training gevolgd en werken er sinds maandag mee. Op de vierde locatie wachten we nog op de levering van de laptops. Bevestigt de leverancier vrijdag niet, dan schuift de levering twee weken op en start die locatie pas in november. De eerste reacties van de gebruikers zijn positief.
Wat er verandert
- Zonder toevoeging
-
Voorbeeld van een Copilot-antwoord (verzonnen)
De planningssoftware is op drie van de vier locaties in gebruik en de eerste reacties zijn positief. De vierde locatie volgt na de levering van de laptops.
De zinnen over de drie locaties en de positieve reacties blijven staan. Van de vierde locatie blijft alleen over dat die ‘volgt na de levering’. De voorwaarde van vrijdag en de twee weken vertraging zijn verdwenen. De alinea is korter en leest goed, maar klinkt nu alsof alles op schema ligt. Copilot moest zelf kiezen wat minder belangrijk was, en wist niet dat het managementteam juist op die ene zin moet handelen.
- Met een maximale lengte
-
Voorbeeld van een Copilot-antwoord (verzonnen)
De planningssoftware draait op drie van de vier locaties. De gebruikers zijn positief. Voor de vierde locatie wachten we op de laptops.
De drie locaties, de positieve reacties en het wachten op de laptops blijven staan. De zin over vrijdag en de vertraging tot november valt weg. Een lengte geeft Copilot een maat, maar geen keuze: drie zinnen zijn hier gehaald, alleen bepaalde Copilot zelf welke zinnen dat werden.
Of Copilot een exact aantal woorden of zinnen precies haalt, weet je vooraf niet. Tel na als de lengte vastligt.
- Met een extra zin over wat je wilt behouden
-
Voorbeeld van een Copilot-antwoord (verzonnen)
De planningssoftware draait op drie van de vier locaties en de gebruikers zijn positief. Bevestigt de leverancier vrijdag de laptops niet, dan start de vierde locatie pas in november.
Nu blijft de zin over vrijdag staan, met de gevolgen erbij, en de rest is ingekort. Copilot hoefde niet te raden wat belangrijk was, omdat jij het in de opdracht zei. De versie is korter dan het origineel, maar niet de kortste: dat is de prijs voor de zin die moet blijven.
Bij inkorten kiest Copilot zelf wat er wegvalt. Het kent je lezer niet en weet dus niet welke zin voor die lezer telt. Een zin die als bijzaak klinkt, zoals een voorwaarde of een termijn, kan daardoor verdwijnen, zoals in dit voorbeeld, terwijl de tekst nog steeds goed leest. Daarom noem je in je opdracht wat er moet blijven staan.
Dat is niet altijd nodig. Bestaat een tekst alleen uit gelijkwaardige informatie, dan is ‘Maak korter’ genoeg. Staat er één zin in waar iemand op moet handelen, zoals een risico, een deadline of een bedrag, noem die dan.
De andere optie
Zo maak je in Word een alinea korter en noem je wat blijft
De film hieronder laat zien hoe je de alinea uit je projectupdate inkort en in je opdracht noemt wat moet blijven staan.
Tekstversie van de video
Deze video duurt ongeveer een minuut. Dit staat er in beeld.
De video heet: zo maak je in Word een alinea korter en noem je wat blijft. Copilot in Word: bij inkorten kiest Copilot zelf wat er wegvalt.
Dit is de alinea die je wilt inkorten: "De nieuwe planningssoftware is op drie van de vier locaties geïnstalleerd. De medewerkers op die locaties hebben de training gevolgd en werken er sinds maandag mee. Op de vierde locatie wachten we nog op de levering van de laptops. Bevestigt de leverancier vrijdag niet, dan schuift de levering twee weken op en start die locatie pas in november. De eerste reacties van de gebruikers zijn positief."
Selecteer de alinea in je document en kies het Copilot-pictogram in de linkermarge naast je tekst.
Vraag Copilot de alinea korter te maken en noem erbij wat er moet blijven staan: "Maak deze alinea korter. Behoud het risico over de levering op de vierde locatie, met de termijn van vrijdag."
Verstuur je opdracht.
Copilot laat daarna een nieuwe versie zien, met het label "Fictief voorbeeld": "De planningssoftware draait op drie van de vier locaties en de gebruikers zijn positief. Bevestigt de leverancier vrijdag de laptops niet, dan start de vierde locatie pas in november."
Lees de nieuwe versie daarna naast je eigen tekst en controleer of de zin waar je lezer op moet handelen er nog staat.
Kies 'Vervangen'. Je eigen tekst verandert pas als jij de nieuwe versie overneemt.
Wat doe je morgen anders? Noem bij je volgende inkortopdracht in Word één zin of feit dat moet blijven staan.
Wat je hieraan hebt
Je vraagt om een kortere tekst en houdt zelf de regie over wat erin blijft. Lees de nieuwe versie daarna naast je eigen tekst en controleer of de zin waar je lezer op moet handelen er nog staat.
Het managementteam uit de opening leest zo een kortere update en ziet nog steeds dat de vierde locatie van vrijdag afhangt.
In je eigen werk
Kies bij je volgende inkortopdracht eerst de zin die moet blijven staan. Zet hem in je opdracht, bijvoorbeeld zo: ‘Maak deze alinea korter. Behoud [de zin of het feit dat moet blijven].’
Vergelijk daarna de nieuwe versie met je eigen tekst voordat je hem overneemt. Gebruik alleen gegevens die je mag verwerken.
Na afronding komen er 5 punten bij je totaal.