Van Copilot-antwoord naar samen verder werken
Dit is de situatie: Na een overleg heb je met Copilot een actielijst gemaakt. Daarna komt een nieuwe datum binnen en vult een collega de begeleider aan. Bij het volgende overleg wil je één lijst gebruiken die beide wijzigingen bevat. Hoe zie je welke versie daarvoor klaar is?
Wat je leert: Je leidt uit wijzigingen en toegangsrechten af welke actielijst actueel is en wat nodig is om samen aan de juiste versie verder te werken.
Je opdracht bij deze situatie
Voorspel per situatie welke gegevens nog in de gezamenlijke lijst moeten komen en wie dat kan doen.
Lees het materiaal hieronder, voorspel wat er verandert en bekijk daarna de uitkomsten.
Wat je moet weten
Een antwoord in Copilot Chat is eerst onderdeel van jouw gesprek. Je kunt de tekst gebruiken in een mail of document. Soms wil je er met anderen aan blijven werken, bijvoorbeeld aan een projectplan of actielijst.
Met Copilot Pages kun je inhoud uit een antwoord overbrengen naar een bewerkbare pagina. Op die pagina kun je zelf tekst aanpassen en, als je de juiste toegang deelt, met collega's samenwerken. Je hoeft de inhoud dan niet telkens opnieuw uit losse berichten samen te voegen.
Een kopie in een mail is een afzonderlijke versie van de tekst op dat moment. Een gedeelde Page geeft mensen toegang tot de pagina waarop je verder werkt. Pages is één mogelijkheid. Een gedeeld Word-document kan ook passen. Kies een plek die je team kan gebruiken en werkelijk gaat onderhouden.
- Waar
- Copilot Chat en Copilot Pages
- Wat
- Een antwoord overbrengen naar een bewerkbare pagina
- Begin hier
- Zoek bij het Copilot-antwoord het potloodpictogram om de inhoud in een Page te bewerken. Open daarna de deelopties van de pagina.
Zo doe je dit later in Microsoft 365 Copilot zelf
- Doe dit
- Maak een Page van bruikbare inhoud, controleer de tekst en geef de juiste collega's toegang om te lezen of te bewerken.
- Wat je terugkrijgt
- Je krijgt een bewerkbare pagina. Of collega's kunnen bijdragen hangt af van de gedeelde rechten, niet alleen van het bestaan van de pagina.
- Zo zie je dat het goed is
- Je kunt in iedere situatie aanwijzen welke wijziging al in de lijst staat, welke ontbreekt en wie de volgende stap kan uitvoeren.
- Toegang
- De oefening vraagt geen producttoegang. Voor Pages in je eigen werk heb je passende organisatie-toegang tot onder meer SharePoint of OneDrive nodig; beschikbare functies en deelopties kunnen verschillen.
Je oefent op deze pagina met fictief materiaal en Copilot blijft dicht.
De casus
Deze twee berichten beschrijven wat er na het eerste concept verandert. Lees daarna drie mogelijke manieren waarop de lijst wordt bijgehouden. Bepaal steeds welke datum en begeleider het team bij het volgende overleg zou zien.
Materiaal uit de casus
Het eerste concept, maandag
Introductiebijeenkomst: 14 oktober.
Begeleider: nog te bevestigen.
De planner houdt de datum bij. De teamleider vult in wie de bijeenkomst begeleidt.
Materiaal uit de casus
Bericht van de planner, dinsdag
De bijeenkomst is in overleg verplaatst naar 16 oktober. Deze datum is bevestigd. De eerder genoemde 14 oktober vervalt.
Ik heb de nieuwe datum nog niet in de actielijst gezet.
Materiaal uit de casus
Bericht van de teamleider, woensdag
De trainer is bevestigd als begeleider. Zet deze rol bij de introductiebijeenkomst.
Bij ons volgende overleg willen we de bevestigde datum en begeleider samen in één lijst zien.
Wat er verandert
- Situatie A: een concept en twee reacties
-
Voorbeeld van de uitkomst (verzonnen)
Bijgewerkte lijst voor het overleg:
Introductiebijeenkomst: 16 oktober. Begeleider: trainer.
In jouw gesprek ontbreken nog beide wijzigingen. Je kunt ze overnemen uit de twee berichten en daarna de bijgewerkte lijst delen. Dat past bij de afspraak dat jij de reacties samenbrengt.
Een kopie kan voor deze overdracht voldoende zijn. Spreek wel af wat er gebeurt als na het versturen nog iets verandert. Anders kunnen oude en nieuwe versies naast elkaar blijven rondgaan.
- Situatie B: samen bewerken, één update verwerkt
-
Voorbeeld van de uitkomst (verzonnen)
Op de Page na aanvulling:
Introductiebijeenkomst: 16 oktober. Begeleider: trainer.
De begeleider is al bijgewerkt, maar de datum op de Page is nog verouderd. Bewerkrechten zorgen niet dat een wijziging uit een mail vanzelf op de pagina komt. De planner kan 14 oktober vervangen door de bevestigde datum van 16 oktober.
Controleer daarna de Page zelf. De aanwezigheid van een gedeelde werkplek bewijst niet dat alle afspraken erin verwerkt zijn.
- Situatie C: datum verwerkt, bijdrage via een bericht
-
Voorbeeld van de uitkomst (verzonnen)
Op de Page na verwerking van het bericht:
Introductiebijeenkomst: 16 oktober. Begeleider: trainer.
De datum klopt al. De bevestiging van de trainer staat nog buiten de Page. Met de getoonde leestoegang kan de teamleider deze aanvulling niet zelf op de pagina zetten. Jij of de planner kan het bericht verwerken.
Moet de teamleider voortaan zelf de begeleiders blijven bijhouden, regel dan passende bewerktoegang en test die. Voor één bevestiging kan afgesproken overname door jou voldoende zijn. Meer rechten zijn dus niet automatisch nodig.
Kijk naar drie dingen voordat je verder werkt. Welke versie gaat het team gebruiken? Welke bevestigde wijzigingen staan daar al? En wie kan de ontbrekende informatie verwerken?
Een gedeelde pagina voorkomt niet vanzelf dat informatie ontbreekt. Een losse reactie is niet automatisch onbruikbaar. De werkafspraak over bijwerken verbindt de berichten, de toegangsrechten en de actuele lijst.
De andere optie
Deel de actuele versie met passende toegang
De videospeler laadt. De tekst blijft beschikbaar.
Lees wat de film laat zien
- Kun je samen verder? Spreek af waar je de actuele versie samen bijhoudt.
- In beeld: Copilot Page · Kun je samen verder? · Spreek af waar je de actuele versie samen bijhoudt.
- Een meegestuurde kopie bevat de tekst van dat moment. In het voorbeeld staat in de kopie van maandag de introductiebijeenkomst op 14 oktober. Daarna meldt de planner dat de datum 16 oktober is geworden. De actuele versie van dinsdag toont 16 oktober; de kopie verandert niet vanzelf mee.
- In beeld: Actielijst · maandag · dinsdag · Bericht van de planner · De bijeenkomst is in overleg verplaatst naar 16 oktober. Deze datum is bevestigd. · Kopie · Actuele versie · Een meegestuurde kopie bevat de tekst van dat moment. · Als de pagina later wijzigt, verandert die kopie niet vanzelf mee.
- Bepaal wat de ander moet doen: lezen of wijzigen. De rechten bepalen wat iemand ermee mag doen. Geef toegang die bij die taak past.
- In beeld: Wat moet de ander doen? · De rechten bepalen wat iemand ermee mag doen. · Bijdrager · Wijzigen · Lezer · Lezen
- Test de overdracht. Laat een bijdrager een kleine wijziging doen; in het voorbeeld komt bij Begeleider het woord trainer te staan. Laat een lezer de gedeelde versie openen. Controleer samen of de wijziging daar zichtbaar is en of de toegang past bij ieders taak.
- In beeld: Test de overdracht · Laat een bijdrager een kleine wijziging doen. · Laat een lezer de gedeelde versie openen. · Controleer samen of de wijziging daar zichtbaar is en of de toegang past bij ieders taak. · Begeleider: trainer.
- Geef de overdracht pas door als jullie de toegang en de gedeelde versie hebben gecontroleerd. Verzonden is nog niet overgedragen: controleer of de ontvanger werkelijk verder kan.
- In beeld: Pas dan doorgeven · Verzonden is nog niet overgedragen. · Controleer of de ontvanger werkelijk verder kan.
Wat je hieraan hebt
Je kiest bewust hoe een antwoord bij je collega's terechtkomt en waar jullie wijzigingen bijhouden.
De datum en begeleider zijn pas samen bruikbaar als ze op de afgesproken plek staan. Je kunt nu per situatie benoemen welke aanvulling nog nodig is en wie die uitvoert.
In je eigen werk
Neem een lijst die je met collega’s gebruikt. Kies één recente wijziging en zoek die terug op de plek die jullie als actueel beschouwen. Staat de wijziging er al, of alleen in een gesprek of mail?
Controleer daarna wie de aanvulling kan verwerken en spreek af wie dat doet. Laat alleen de benodigde personen lezen of bewerken. Open de gedeelde versie opnieuw om te zien of de wijziging werkelijk op de juiste plek staat.
Na afronding komen er 5 punten bij je totaal.