Welke kolom telt Copilot als omzet?
Dit is de situatie: Je maakt de kwartaalcijfers klaar voor het teamoverleg. In Excel vraag je Copilot welke regio in het derde kwartaal de hoogste omzet had. Copilot geeft meteen een regio en een bedrag. In jullie overleg rapporteer je de omzet altijd zonder btw.
Wat je leert: Je weet wat Copilot in Excel kan doen als een woord in je vraag bij meer dan één kolom past, en je bepaalt hoe je daarmee omgaat.
Je opdracht bij deze situatie
Kies je vervolgstap, zodat het antwoord past bij hoe jullie de omzet rapporteren.
Lees het materiaal hieronder en kies daarna één antwoord.
Wat je moet weten
Copilot in Excel is een venster naast je werkblad. Daarin stel je in gewone zinnen een vraag over je gegevens, zoals welke regio de hoogste verkoop had. Copilot zoekt het antwoord in de rijen en kolommen van het werkblad dat je open hebt.
Bovenaan elke kolom staat een kolomkop: de naam in de bovenste rij, zoals Regio of Bedrag. In je vraag gebruik je meestal je eigen woorden. Is een antwoord nog niet wat je bedoelt, dan stel je in hetzelfde venster een vervolgvraag: een nieuwe vraag die voortbouwt op het vorige antwoord.
- Waar
- Copilot in Excel
- Wat
- Een vraag over je gegevens stellen
- Begin hier
- Open je werkmap en kies het Copilot-pictogram rechtsonder in Excel.
Zo doe je dit later in Excel zelf
- Doe dit
- Stel je vraag in gewone woorden en lees het antwoord van Copilot.
- Toegang
- Voor deze oefening heb je geen Copilot nodig. In je eigen werk gebruik je Copilot in Excel met de toegang die je organisatie je geeft.
Je oefent op deze pagina met fictief materiaal en Copilot blijft dicht.
De casus
Hieronder staan een deel van je werkblad, je vraag en het antwoord van Copilot.
Materiaal uit de casus
Je werkblad: kwartaalcijfers
Het werkblad heeft vier kolommen: Regio, Kwartaal, Bedrag en Bedrag incl. btw. Dit zijn de rijen van het derde kwartaal.
Gegevens uit de bron
- Noord, derde kwartaal
- Bedrag € 40.000, Bedrag incl. btw € 48.400
- Oost, derde kwartaal
- Bedrag € 38.500, Bedrag incl. btw € 46.585
- Zuid, derde kwartaal
- Bedrag € 35.000, Bedrag incl. btw € 42.350
Materiaal uit de casus
Je vraag aan Copilot
Welke regio had in het derde kwartaal de hoogste omzet?
Materiaal uit de casus
Antwoord van Copilot
Noord had in het derde kwartaal de hoogste omzet: € 48.400. Daarna volgen Oost met € 46.585 en Zuid met € 42.350.
Dit betekent je keuze
Je koos: Maak eerst een tabel van de gegevens en stel dezelfde vraag opnieuw
Een tabel geeft je gegevens een vaste vorm met één rij kolomkoppen. Alleen staan er ook in een tabel twee kolommen met een bedrag. Bij het woord omzet moet Copilot dus nog steeds zelf kiezen welke kolom het optelt. Het antwoord kan daardoor opnieuw € 48.400 zijn. Dat bedrag is 21 procent hoger dan de omzet die jullie in het overleg gebruiken.
Je koos: Vraag Copilot welke kolom het voor de omzet heeft opgeteld
Dit is een nuttige eerste controle. Copilot kan in zijn antwoord noemen dat het de kolom Bedrag incl. btw heeft opgeteld, en dan zie je waar de € 48.400 vandaan komt. Of Copilot dat zo duidelijk zegt, weet je vooraf niet. Je kunt het altijd zelf nagaan door het bedrag in je werkblad op te zoeken. Met deze vraag weet je wat er misging, maar het juiste bedrag heb je nog niet. Daarvoor stel je daarna alsnog de vraag opnieuw en zeg je welke kolom de omzet bevat.
Je koos: Vraag Copilot om de berekening nog een keer te controleren
Een controlevraag laat Copilot nog eens naar de berekening kijken. Maar dat jullie omzet zonder btw rapporteren, staat nergens in je vraag of in het werkblad. Een nieuwe ronde kan daarom dezelfde kolom gebruiken en hetzelfde antwoord geven. Je krijgt dan een bevestiging van een bedrag dat voor jouw overleg niet klopt. Een controlevraag helpt vooral bij twijfel over een berekening, niet als een woord in je vraag bij twee kolommen past.
Je koos: Stel de vraag opnieuw en zeg erbij welke kolom de omzet bevat
Je noemt de kolom die bij jullie omzet hoort. Dat raadt Microsoft ook aan: noem in je vraag de kolommen die Copilot moet gebruiken. Copilot hoeft dan niet meer te kiezen tussen twee kolommen met een bedrag. Het nieuwe antwoord noemt Noord met € 40.000, Oost met € 38.500 en Zuid met € 35.000. De volgorde van de regio's bleef gelijk, dus aan de ranglijst alleen had je het verschil niet gezien. Het zat in de bedragen.
De andere opties
- Maak eerst een tabel van de gegevens en stel dezelfde vraag opnieuw
- Een tabel geeft je gegevens een vaste vorm met één rij kolomkoppen. Alleen staan er ook in een tabel twee kolommen met een bedrag. Bij het woord omzet moet Copilot dus nog steeds zelf kiezen welke kolom het optelt. Het antwoord kan daardoor opnieuw € 48.400 zijn. Dat bedrag is 21 procent hoger dan de omzet die jullie in het overleg gebruiken.
- Vraag Copilot welke kolom het voor de omzet heeft opgeteld
- Dit is een nuttige eerste controle. Copilot kan in zijn antwoord noemen dat het de kolom Bedrag incl. btw heeft opgeteld, en dan zie je waar de € 48.400 vandaan komt. Of Copilot dat zo duidelijk zegt, weet je vooraf niet. Je kunt het altijd zelf nagaan door het bedrag in je werkblad op te zoeken. Met deze vraag weet je wat er misging, maar het juiste bedrag heb je nog niet. Daarvoor stel je daarna alsnog de vraag opnieuw en zeg je welke kolom de omzet bevat.
- Vraag Copilot om de berekening nog een keer te controleren
- Een controlevraag laat Copilot nog eens naar de berekening kijken. Maar dat jullie omzet zonder btw rapporteren, staat nergens in je vraag of in het werkblad. Een nieuwe ronde kan daarom dezelfde kolom gebruiken en hetzelfde antwoord geven. Je krijgt dan een bevestiging van een bedrag dat voor jouw overleg niet klopt. Een controlevraag helpt vooral bij twijfel over een berekening, niet als een woord in je vraag bij twee kolommen past.
- Stel de vraag opnieuw en zeg erbij welke kolom de omzet bevat
- Je noemt de kolom die bij jullie omzet hoort. Dat raadt Microsoft ook aan: noem in je vraag de kolommen die Copilot moet gebruiken. Copilot hoeft dan niet meer te kiezen tussen twee kolommen met een bedrag. Het nieuwe antwoord noemt Noord met € 40.000, Oost met € 38.500 en Zuid met € 35.000. De volgorde van de regio's bleef gelijk, dus aan de ranglijst alleen had je het verschil niet gezien. Het zat in de bedragen.
Zo noem je in Excel de kolom die je bedoelt
De film hieronder laat zien hoe je de vraag uit je teamoverleg stelt en daarbij de kolom noemt die je bedoelt.
Tekstversie van de video
Je maakt de kwartaalcijfers klaar, voor het teamoverleg. In Excel vraag je Copilot welke regio in het derde kwartaal de hoogste omzet had. Copilot noemt Noord, met achtenveertigduizend vierhonderd euro.
Uit welke kolom komt dat bedrag?
Uit de kolom Bedrag inclusief btw. Maar in jullie overleg rapporteer je de omzet altijd zonder btw.
Bij het woord omzet passen in dit werkblad twee kolommen: Bedrag, en Bedrag inclusief btw. Copilot kan dan zelf een kolom kiezen.
Stel de vraag daarom opnieuw, en zeg erbij welke kolom de omzet bevat. Dat raadt Microsoft ook aan: noem in je vraag de kolommen die Copilot moet gebruiken.
Nu noemt Copilot Noord met veertigduizend euro. Daarna volgen Oost en Zuid.
De volgorde van de regio's bleef gelijk. Als je alleen naar de ranglijst kijkt, zie je het verschil dus niet. Het zat in de bedragen: het eerste antwoord was eenentwintig procent hoger.
Zoek daarna één bedrag uit het antwoord op in je werkblad. Zo zie je in welke kolom het staat, en dus welke kolom Copilot heeft gebruikt.
Bij drie rijen kun je het antwoord zelf zien, zonder AI. We nemen een simpel voorbeeld, maar dit principe geldt ook voor de complexe taken. Bij een groter werkblad met meer perioden zie je die fout minder snel, terwijl omzet nog steeds bij twee kolommen kan passen. Vraag je alleen om de berekening opnieuw te controleren, dan heb je nog niet gezegd welke omzet je bedoelt.
Kijk vóór je volgende vraag aan Copilot in Excel naar de kolomkoppen. Passen er twee kolommen bij een woord in je vraag, noem dan de kolom die je bedoelt. Welk woord in jouw werkblad past bij twee kolommen?
In beeld: Kolomkop · Regio · Kwartaal · Bedrag · Bedrag incl. btw · Noord · Q3 · € 40.000 · € 48.400 · Oost · € 38.500 · € 46.585 · Zuid · € 35.000 · € 42.350 · VOORBEELD · Kwartaalcijfers voor het teamoverleg · Welke regio had in het derde kwartaal de hoogste omzet? · Noord had in het derde kwartaal de hoogste omzet: € 48.400. Daarna volgen Oost met € 46.585 en Zuid met € 42.350. · Welke regio had in het derde kwartaal de hoogste omzet? Gebruik de kolom Bedrag, dat is de omzet zonder btw. · Noord had in het derde kwartaal de hoogste omzet zonder btw: € 40.000. Daarna volgen Oost met € 38.500 en Zuid met € 35.000. · FICTIEF VOORBEELD · DENK EERST NA
In beeld: Uit welke kolom komt dat bedrag? · JULLIE OVERLEG · Omzet zonder btw · Omzet · TIP VAN MICROSOFT · Noem in je vraag de kolommen die Copilot moet gebruiken. · VOOR EN NA · FICTIEF VOORBEELD · Zonder kolom · Met de kolom Bedrag · EERSTE ANTWOORD · procent hoger · 21 · Noem in je volgende vraag aan Copilot in Excel de kolom die je bedoelt, als er meer kolommen bij je vraag passen. · Welk woord in jouw werkblad past bij twee kolommen? · VAN VOORBEELD NAAR EIGEN WERK
Voor
Noord had in het derde kwartaal de hoogste omzet: € 48.400. Daarna volgen Oost met € 46.585 en Zuid met € 42.350.
Na
Na de vraag met de kolom Bedrag: Noord had in het derde kwartaal de hoogste omzet zonder btw: € 40.000. Daarna volgen Oost met € 38.500 en Zuid met € 35.000.
Wat je hieraan hebt
Een woord als omzet, kosten of aantal kan in je werkblad bij meer dan één kolom passen. Copilot kan dan zelf een kolom kiezen. In dit voorbeeld zag je pas welke kolom het werd toen je het bedrag in het werkblad opzocht. Door de kolom zelf te noemen, bepaal jij welk getal er in je overzicht komt.
In het teamoverleg uit de opening laat je zo de omzet zonder btw zien, zoals jullie die altijd rapporteren.
In je eigen werk
Kijk vóór je volgende vraag aan Copilot in Excel naar de kolomkoppen. Passen er twee kolommen bij een woord in je vraag, noem dan de kolom die je bedoelt. Bijvoorbeeld zo: ‘Welke regio had in het derde kwartaal de hoogste omzet? Gebruik de kolom Bedrag, dat is de omzet zonder btw.’
Zoek daarna één bedrag uit het antwoord op in je werkblad. Zo zie je in welke kolom het staat, en dus welke kolom Copilot heeft gebruikt. Stel je vragen alleen over werkmappen met gegevens die je mag verwerken.
Na afronding komen er 5 punten bij je totaal.