Snack · week 5 Korte oefening

Waar begin je met Copilot?

Dit is de situatie: Je werkt aan een rapportage en wilt een alinea over scholing toevoegen. De afspraken staan in een plan, de uren in een rekenblad en de bestaande tekst in Word. Je kunt op verschillende plekken beginnen. Welke helpt je bij het werk dat nu nodig is?

Wat je leert: Je kiest een startpunt op basis van de informatie die je moet gebruiken en de plek waar je met het resultaat verder werkt.

Startklaar

Je opdracht bij deze situatie

Voorspel wat je vanuit ieder startpunt al kunt uitwerken en welke informatie je nog nodig hebt.

Lees het materiaal hieronder, voorspel wat er verandert en bekijk daarna de uitkomsten.

Wat je moet weten

Copilot is op meerdere plekken beschikbaar. In Word kun je vragen stellen over een document. In Excel kun je hulp vragen bij gegevens in een werkmap. Copilot Chat biedt een gesprek waarin je informatie uit verschillende bestanden bij een vraag kunt betrekken.

Het startpunt is de plek waar je begint te werken. Het is geen garantie dat alle relevante informatie daar al aanwezig is. Controleer wat je hebt geopend of toegevoegd en wat het antwoord werkelijk gebruikt. Toegang tot andere bronnen hangt ook af van je licentie en de beschikbare functies.

Vergelijk het met je bureau: je kunt bij een rapport beginnen, bij een urenlijst of bij de stapel met alle stukken. De plek helpt je aandacht richten. Je moet nog steeds nagaan welke stukken voor de taak nodig zijn en waar de uitkomst terechtkomt.

Waar: Word, Excel of Copilot Chat
Wat: Een startpunt kiezen voor informatie en eindtekst
Begin hier: Open het document of rekenblad en zoek de Copilot-knop, of open Copilot Chat om bestanden bij je vraag te betrekken.

Zo doe je dit later in Microsoft 365 Copilot zelf

Doe dit: Kies eerst de taak die je wilt uitvoeren: tekst bewerken, cijfers controleren of informatie uit stukken combineren.
Wat je terugkrijgt: Copilot kan helpen met de informatie die in die situatie beschikbaar is. Controleer het voorstel en welke bronnen ervoor zijn gebruikt.
Zo zie je dat het goed is: Je alinea verbindt de afspraak, de geregistreerde uren en de juiste rapportagecontext, zonder ontbrekende informatie te verzinnen.
Toegang: Deze oefening werkt zonder Copilot. In eigen werk verschillen mogelijkheden per app, licentie en organisatie-instelling. Je hebt ook rechten nodig op de gebruikte documenten.

Je oefent op deze pagina met fictief materiaal. Copilot blijft dicht. De getoonde antwoorden zijn voorbeelden die we voor deze oefening hebben gemaakt.

De casus

Hieronder staan de drie fictieve bronnen. Lees ze als stukken uit één dossier. Daarna zie je drie manieren om met dezelfde opdracht te beginnen. Bij iedere variant staat expliciet welk materiaal in deze oefening is meegegeven.

Materiaal uit de casus

Trajectplan: scholingsafspraak

Team Planning volgt dit kwartaal een training over intakegesprekken. De afspraak is zes uur training per medewerker. Vier medewerkers doen mee.

De training ondersteunt het doel om aanvragen bij het eerste contact vollediger vast te leggen.

Materiaal uit de casus

Urenoverzicht: geregistreerde scholing

Peildatum: einde kwartaal.

Medewerker A: 6 uur training. Medewerker B: 6 uur training. Medewerker C: 3 uur training. Medewerker D: 0 uur training.

Dit overzicht bevat alleen geregistreerde uren. De reden voor ontbrekende uren staat hier niet bij.

Materiaal uit de casus

Rapportage: bestaande paragraaf

Dit kwartaal werkt team Planning aan vollediger intakegesprekken. Het team oefent met een vaste vragenlijst. De eerste ervaringen worden in het volgende werkoverleg besproken.

Onder deze paragraaf komt een korte toelichting op de scholing. Benoem wat bekend is en welke vraag nog openstaat.

Opdracht aan Copilot

Voorbeeld van een prompt

Schrijf een korte alinea over de scholing van team Planning voor de kwartaalrapportage. Gebruik de afspraak en de geregistreerde uren. Benoem wat nog niet uit de bronnen blijkt.

Wat er verandert: Je begint bij de rapportage, bij het urenoverzicht of bij de drie stukken samen in Chat.

Beginnen bij de rapportage in Word

Wat er in deze stand anders is

In deze variant is alleen de bestaande rapportage meegegeven. Je hebt plan en urenoverzicht nog niet toegevoegd.
Beginnen bij het urenoverzicht in Excel

Wat er in deze stand anders is

In deze variant is alleen het urenoverzicht meegegeven. Je hebt plan en bestaande rapportage nog niet toegevoegd.
Beginnen met de drie stukken in Chat

Wat er in deze stand anders is

Je betrekt trajectplan, urenoverzicht en rapportage bij dezelfde vraag. Je gaat de alinea daarna in de rapportage verwerken.

Eerst voorspellen Welke conclusie kun je in iedere variant onderbouwen, en wat ontbreekt nog voor de alinea? Leg de scholingsafspraak, de uren en de bestaande tekst naast elkaar. Maak geen reden voor ontbrekende uren erbij.

Wat er verandert

Beginnen bij de rapportage in Word

Voorbeeld van een Copilot-antwoord (verzonnen)

Het team werkt aan vollediger intakegesprekken en oefent met een vaste vragenlijst. Voor een toelichting op de gevolgde scholing ontbreken hier nog de afspraak en de geregistreerde uren.

Je zit dicht bij de tekst waarin de alinea moet komen. Het voorbeeld sluit aan op de bestaande paragraaf, maar kan de scholing nog niet concreet beschrijven met alleen deze bron. Voeg de andere stukken toe voordat je er conclusies over uren of voortgang aan verbindt.

Dit is een oefenvariant met beperkt materiaal. Word is niet per definitie afgesloten van andere bronnen. Controleer in je echte gesprek wat daadwerkelijk beschikbaar en gebruikt is.

Beginnen bij het urenoverzicht in Excel

Voorbeeld van een Copilot-antwoord (verzonnen)

Er zijn 15 scholingsuren geregistreerd: 6 + 6 + 3 + 0. Het overzicht noemt niet hoeveel uren waren afgesproken en geeft geen verklaring voor de verschillen.

Bij het rekenblad kun je eerst de cijfers controleren. De som van 15 uur volgt uit de vier regels. Zonder het plan weet je nog niet dat de afspraak samen 24 uur was. Zonder de rapportage mis je de tekst waarop de alinea moet aansluiten.

Een nul betekent hier geen geregistreerde uren. Daaruit volgt nog niet dat iemand niet is geweest. Misschien ontbreekt een registratie. Voor die verklaring heb je aanvullende informatie nodig.

Beginnen met de drie stukken in Chat

Voorbeeld van een Copilot-antwoord (verzonnen)

Voor vier medewerkers was in totaal 24 uur training afgesproken. Aan het einde van het kwartaal zijn 15 uur geregistreerd. De training ondersteunt vollediger intakegesprekken. Uit de stukken blijkt nog niet waardoor 9 uur niet in het overzicht staat.

Met drie bronnen kun je afspraak, registratie en werkdoel verbinden. Controleer de berekening: vier keer zes is 24. Trek 15 af van 24 en je houdt 9 over. De formulering houdt de reden voor het verschil terecht open.

Chat is een bruikbaar startpunt om dit samen te brengen. Daarna moet je de alinea nog op de juiste plaats verwerken en afstemmen op de rest van de rapportage. Ook hier blijft controle van bronnen en formulering nodig.

Kies je startpunt bij het werk dat eerst nodig is. Wil je tekst laten aansluiten, cijfers controleren of informatie uit meerdere stukken verbinden? Bekijk daarna welke bronnen die taak vereist.

De appnaam bewijst niet dat de informatie compleet is. Controleer de feitelijke bronbasis en bedenk waar je met het resultaat verder werkt. Soms doe je beide op dezelfde plek. Soms werk je in twee stappen.