Wat wil je bij een terugkerende taak bewaren?
Dit is de situatie: Iedere vrijdag laat je een nieuwe projectrapportage controleren. Deze week komt er een controleafspraak bij. Je hebt die al één keer aan Copilot uitgelegd. Zal de volgende controle die afspraak ook gebruiken?
Wat je leert: Je test of een gewijzigde controleafspraak in de herbruikbare opdracht staat, zowel bij een bewaarde prompt als bij een agent.
Je opdracht bij deze situatie
Noem eerst wat een controle volgens de nieuwe afspraak in dit proefrapport moet aanwijzen. Voorspel daarna welke aanpak dat onderdeel meeneemt.
Lees het materiaal hieronder, voorspel wat er verandert en bekijk daarna de uitkomsten.
Wat je moet weten
Een prompt is de opdracht die je aan Copilot geeft. Een bruikbare opdracht kun je bewaren en later opnieuw gebruiken. Je past dan de gegevens aan die bij de nieuwe taak horen, zoals het rapport of de periode. Ook een uitgebreide aanpak met meerdere stappen kan in zo'n prompt staan.
Een agent is een speciaal ingericht hulpmiddel binnen Copilot. Je kunt er vooraf instructies en toegestane kennisbronnen aan meegeven voor een terugkerende taak. Bij gebruik lever je de nieuwe vraag of het nieuwe materiaal aan. De vaste inrichting is dan al beschikbaar.
Een agent is geen garantie dat iedere controle foutloos of precies hetzelfde verloopt. Bij beide vormen moet duidelijk zijn welke afspraken voor de volgende controle gelden. Voor een eenvoudige persoonlijke taak kan een prompt genoeg zijn; een gedeelde, onderhouden aanpak kan een reden zijn om een agent te onderzoeken.
- Waar
- Copilot Chat en Agent Builder
- Wat
- Een opdracht bewaren of een agent voor een vaste taak inrichten
- Begin hier
- Gebruik een opgeslagen opdracht opnieuw, of open de mogelijkheid om een nieuwe agent te maken in Copilot. In de agentconfiguratie leg je instructies en kennisbronnen vast.
Zo doe je dit later in Microsoft 365 Copilot zelf
- Doe dit
- Scheid vaste criteria van nieuwe input. Test een bewaarde prompt of agent met een voorbeeld waarvan je de juiste controle-uitkomst al kent.
- Wat je terugkrijgt
- Je krijgt een voorstel op basis van de opdracht en beschikbare bronnen. Je moet blijven controleren of criteria goed zijn toegepast en niets is ingevuld dat niet in het rapport staat.
- Zo zie je dat het goed is
- Je test of een gewijzigde controleafspraak in de herbruikbare opdracht staat, zowel bij een bewaarde prompt als bij een agent.
- Toegang
- Deze oefening vraagt geen agenttoegang. In eigen werk hangen maken, delen en kennisbronnen gebruiken af van je licentie, rechten en organisatiebeleid.
Je oefent op deze pagina met fictief materiaal en Copilot blijft dicht.
De casus
Je ziet de bewaarde opdracht, de nieuwe afspraak en een proefrapport. Voorspel wat de volgende controle moet vinden. Vergelijk daarna drie manieren om de wijziging te verwerken.
Materiaal uit de casus
Bewaarde opdracht, versie 1
Controleer drie onderdelen: is een eigenaar genoemd, staat er een concrete datum en is duidelijk of een besluit is bevestigd?
Rapporteer per onderdeel wat er staat en wat ontbreekt. Vul ontbrekende gegevens niet zelf in.
Materiaal uit de casus
Nieuwe afspraak vanaf deze week
Controleer voortaan ook of het rapport verwijst naar de bron waarin het besluit is bevestigd. Alleen het woord ‘bevestigd’ is voor onze rapportage niet meer voldoende.
Materiaal uit de casus
Proefrapport voor de volgende controle
De planner verstuurt het rooster op 8 oktober. De teamleider heeft de planning bevestigd.
Wat er verandert
- De opdracht uit je bibliotheek
-
Voorbeeld van de uitkomst (verzonnen)
Eigenaar: de planner. Datum: 8 oktober. Besluit: volgens het rapport bevestigd door de teamleider.
Alle drie de gevraagde onderdelen staan in het rapport.
Deze controle volgt versie 1. Het antwoord is niet genoeg voor de nieuwe afspraak: de verwijzing naar de bevestiging ontbreekt. Je losse toevoeging stond alleen bij de vorige vraag. Werk de bewaarde prompt bij en gebruik die nieuwe versie opnieuw.
- De agent na een chatcorrectie
-
Voorbeeld van de uitkomst (verzonnen)
Eigenaar, datum en bevestigd besluit zijn aanwezig.
De vaste controle bevat drie onderdelen. Er is niet om een verwijzing naar de bevestiging gevraagd.
Ook een agent kan met een oude aanpak blijven werken. In deze proef zijn de opgeslagen instructies niet gewijzigd. Een gesprekscorrectie is daarom geen bewijs dat de vaste inrichting klopt. Open die inrichting, werk de controleafspraak bij en test opnieuw.
- De vaste opdracht bijwerken
-
Voorbeeld van de uitkomst (verzonnen)
Eigenaar, datum en bevestigd besluit zijn genoemd.
Ontbreekt: de verwijzing naar de bron waarin de teamleider de planning bevestigt. Vraag die op; verzin geen bron.
Versie 2 maakt het ontbrekende onderdeel zichtbaar. Dat kan zowel met een bewaarde prompt als met een agent. Het verschil ontstaat hier door de bijgewerkte opdracht, niet doordat een agent vanzelf beter controleert. Kijk ook na of het antwoord geen bevestigingsbron heeft verzonnen.
De proef laat een verschil zien tussen iets eenmaal vragen en de herbruikbare aanpak wijzigen. Het rapport voldeed aan de drie oude criteria, maar niet aan de nieuwe controleafspraak. Met alleen dit kleine proefrapport kun je dat verschil al testen.
Werk de plek bij waar je de volgende opdracht vandaan haalt. Een bewaarde prompt kan genoeg zijn voor persoonlijk gebruik. Onderzoek een agent als een gedeelde inrichting helpt, en spreek af wie die onderhoudt. Beide vormen blijven controle nodig hebben.
De andere optie
Zo komt een nieuwe afspraak mee naar volgende week
Tekstversie van de video
De opdracht uit je bibliotheek · Jouw opgeslagen prompts · VERSIE 1 · eigenaar · datum · besluit
De agent na een chatcorrectie · Instructies · VERSIE 1 · eigenaar · datum · besluit
DEZE WEEK · Controleer voortaan ook of het rapport verwijst naar de bron waarin het besluit is bevestigd.
VOLGENDE WEEK · VERSIE 1 · eigenaar · datum · besluit · Je losse toevoeging stond alleen bij de vorige vraag.
De vaste opdracht bijwerken · Je voegt de nieuwe afspraak toe aan de bewaarde prompt of aan de agentinstructies. · VERSIE 2 · eigenaar · datum · besluit · bevestigingsbron
VOLGENDE WEEK · Versie 2 maakt het ontbrekende onderdeel zichtbaar. Dat kan zowel met een bewaarde prompt als met een agent.
Wat je hieraan hebt
Je legt een terugkerende aanpak op een onderhoudbare plek vast en blijft iedere nieuwe uitkomst controleren.
Bij hergebruik blijven eerdere afspraken doorwerken. Goed onderhoud en een bekende proef houden de aanpak betrouwbaar.
In je eigen werk
Neem een opdracht die je regelmatig herhaalt. Markeer in je eigen notitie de vaste criteria en de gegevens die per keer wisselen. Maak eerst een bruikbare herhaalbare opdracht; onderzoek daarna of gedeeld beheer in een agent waarde toevoegt.
Gebruik een proefrapport waarin bewust één gegeven ontbreekt. Controleer of het hulpmiddel het gemis aanwijst en niet zelf invult. Leg vast wie de aanpak bijwerkt wanneer de afspraken veranderen.
Na afronding komen er 5 punten bij je totaal.