Welke instructies wil je vaker laten gelden?
Dit is de situatie: Voor korte mails geef je Copilot steeds dezelfde aanwijzingen. Je wilt ze niet blijven herhalen. Maar volgende week vraag je om een uitgebreide rapportage. Welke aanwijzingen wil je dan nog steeds laten meewegen?
Wat je leert: Je onderscheidt een brede schrijfvoorkeur van een afspraak voor één taak en beoordeelt een vaste instructie aan een andere werksituatie.
Je opdracht bij deze situatie
Voorspel welke schrijfaanwijzing bij de rapportage helpt en welke je opnieuw wilt afwegen.
Lees het materiaal hieronder, voorspel wat er verandert en bekijk daarna de uitkomsten.
Wat je moet weten
In Copilot Chat kun je aangepaste instructies instellen. Dat zijn voorkeuren die Copilot kan gebruiken bij volgende gesprekken, bijvoorbeeld over hoe je een antwoord wilt lezen. Een gewone prompt hoort bij de vraag die je op dat moment stelt.
Je kunt aangepaste instructies bewerken of uitschakelen in de instellingen voor personalisatie. De beschikbaarheid kan door je organisatie worden beperkt. Het is verstandig om breed toepasbare voorkeuren en afspraken voor één taak uit elkaar te houden. Hieronder onderzoek je dat met vier aanwijzingen voor mails.
Denk aan een collega aan wie je een vaste schrijfvoorkeur vertelt. ‘Leg onbekende woorden uit’ kan vaak helpen. Een afspraak die voor één korte mail handig was, hoeft voor een uitvoerig rapport niet te passen. Je wilt daarom weten hoe ver je aanwijzing doorwerkt.
- Waar
- Copilot Chat
- Wat
- Aangepaste instructies voor volgende gesprekken
- Begin hier
- Open in Copilot Chat de instellingen voor je gesprekken en daarna de voorkeuren voor antwoorden. De Engelse schermbenamingen zijn achtereenvolgens ‘Chat settings’, ‘Personalization’ en ‘Custom instructions’.
Zo doe je dit later in Microsoft 365 Copilot zelf
- Doe dit
- Lees één instructie en beoordeel of je die ook bij een andere taak wilt gebruiken.
- Wat je terugkrijgt
- Copilot kan zijn antwoorden aanpassen aan je opgeslagen voorkeuren. Je controleert per taak of de uitwerking past; de voorbeelden hieronder zijn geen vaste voorrangsregels.
- Zo zie je dat het goed is
- Je kunt uitleggen welke voorkeur je wilt bewaren en welke aanwijzing alleen bij een concrete opdracht hoort.
- Toegang
- Voor de oefening is geen Copilot nodig. Voor eigen instellingen heb je toegang tot personalisatie nodig. Ontbreekt die mogelijkheid of is ze uitgeschakeld, dan kan dat samenhangen met je organisatie-instellingen.
Je oefent op deze pagina met fictief materiaal. Copilot blijft dicht. De getoonde antwoorden zijn voorbeelden die we voor deze oefening hebben gemaakt.
De casus
Deze vier aanwijzingen hielpen je bij mails. Stel je nu voor dat je ze als vaste instructie bewaart. Wat gebeurt er als je daarna om een kwartaalrapportage vraagt?
Materiaal uit de casus
Je aanwijzingen voor korte mails
Gebruik gewone woorden en leg onbekende begrippen uit.
Houd het antwoord onder 200 woorden.
Noem bij feitelijke uitspraken op welk aangeleverd stuk ze steunen.
Laat de inleiding weg.
Materiaal uit de casus
Een nieuwe taak
Je moet een kwartaalrapportage voorbereiden voor collega’s die het project nog niet kennen. De rapportage beschrijft resultaten, knelpunten en vervolgacties. Bij ieder onderdeel wil je voldoende uitleg en onderbouwing.
Voor deze oefening beoordelen we alleen de schrijfaanwijzingen. Er zijn geen echte projectbestanden nodig.
Wat er verandert
- Gewone woorden
-
Voorbeeld van een Copilot-antwoord (verzonnen)
De doorlooptijd is korter geworden. Met doorlooptijd bedoelen we de tijd tussen het ontvangen en afronden van een aanvraag.
Dit fictieve fragment legt een begrip uit zonder de inhoud weg te laten. Zo’n voorkeur kan ook helpen bij een rapportage. Of je ieder begrip moet toelichten, hangt af van de lezer. Je kunt die lezer in de concrete opdracht benoemen.
- Een vaste lengte
-
Voorbeeld van een Copilot-antwoord (verzonnen)
Resultaten: de verwerking gaat sneller. Knelpunten: de bezetting blijft onzeker. Vervolg: verdeel de openstaande taken.
Dit is een fictief voorbeeld van een te ver ingekorte rapportage. De lezer ziet onderwerpen, maar krijgt nauwelijks onderbouwing. Een vaste lengtegrens kan botsen met jouw behoefte aan uitleg.
Het staat niet vast dat Copilot altijd deze grens volgt of altijd de nieuwste opdracht voorrang geeft. Voorkom de onduidelijkheid: pas de vaste regel aan en geef een passende lengte bij de concrete taak.
- Herkomst bij feiten
-
Voorbeeld van een Copilot-antwoord (verzonnen)
De verwerking gaat sneller volgens het aangeleverde voortgangsverslag. Controleer de genoemde passage voordat je dit als conclusie overneemt.
Herkomst helpt je feitelijke uitspraken controleren, zeker in een rapportage. Een bronvermelding maakt een uitspraak nog niet juist. Open het stuk en kijk of de passage werkelijk de conclusie ondersteunt.
Deze voorkeur kan breed nuttig zijn bij werk met bronnen. Bij een creatieve titel zonder aangeleverde feiten heeft zij een andere betekenis. Formuleer daarom wanneer je de voorkeur wilt toepassen.
- Direct beginnen
-
Voorbeeld van een Copilot-antwoord (verzonnen)
Resultaten
De verwerking is aangepast en de planning is bijgesteld.
Een lezer die het project niet kent, mist hier de aanleiding en periode. Bij een korte mail konden die al bekend zijn. Bij deze rapportage hoeft dat niet zo te zijn. Bewaar ‘geen inleiding’ daarom liever voor een taak waarbij die achtergrond echt overbodig is.
Een vaste instructie kan in meer gesprekken meespelen dan waarvoor je haar bedacht. Test haar daarom in gedachten bij een andere taak en een andere lezer.
Bewaar voorkeuren die je breed wilt toepassen. Geef taakafspraken bij de taak zelf. Controleer de uitkomst, zeker wanneer vaste voorkeuren en een nieuwe opdracht niet goed samen passen.
De andere optie
Vier aanwijzingen getoetst aan een nieuwe taak
Tekstversie van de video
Welke instructies wil je vaker laten gelden?
EEN NIEUWE TAAK
Je moet een kwartaalrapportage voorbereiden voor collega’s die het project nog niet kennen.
JE AANWIJZINGEN VOOR KORTE MAILS
Vaste voorkeur
Gebruik gewone woorden en leg onbekende begrippen uit.
Noem bij feitelijke uitspraken op welk aangeleverd stuk ze steunen.
Bij de opdracht
Houd het antwoord onder 200 woorden.
Laat de inleiding weg.
Bewaar voorkeuren die je breed wilt toepassen.
Geef taakafspraken bij de taak zelf.
Wat je hieraan hebt
Je kiest vaste voorkeuren bewust en voorkomt dat een afspraak voor één tekst onbedoeld andere taken stuurt.
Je hoeft bruikbare voorkeuren niet op te geven. Je maakt duidelijk wanneer ze passen, zodat een afspraak voor korte mails niet vanzelf de norm voor ieder werkstuk wordt.
Controleer zelf
Lees je vaste instructies afzonderlijk. Zijn ze breed bedoeld of alleen voor één tekstsoort? Zet geen dossierdetails of vertrouwelijke taakinformatie in algemene voorkeuren. Controleer bij onverwachte antwoorden ook deze instellingen.
In je eigen werk
Kies één aanwijzing die je vaak herhaalt. Test haar bij een mail, een rapportage en een uitleg voor een beginner. Beschrijf daarna precies wanneer je haar wilt toepassen.
Kun je dat breed formuleren, dan kan de aanwijzing bij aangepaste instructies passen. Anders zet je haar bij de concrete opdracht. Probeer een onschuldige voorbeeldtaak en controleer het resultaat voordat je de voorkeur verder gebruikt.
Na afronding komen er 5 punten bij je totaal.